Документооборот компании. Для малого бизнеса

e-mail группы

e-mail группы

Электронные средства связи позволяют исправить нашу известную российскую проблему - огромные расстояния. Сегодня все коммуникации сокращаются с неумолимой скоростью. Вот например - скайп. Сегодня для общения достаточно иметь ноутбук с 3g модемом или коммуникатор. Хотя и то и другое по сути - одно и то же.

Вспоминая, как всё было примерно 4,5 года назад, когда я только был старостой, то вся информация от меня расходилась через прямые телефонные звонки. Это очень накладная операция с точки зрения личного времени. Обзвонить 30 человек довольно тяжело. Но потом шло время, и звонки стали более интеллектуальными. Звонил одному человеку и просил предупредить подгруппу, к которой человек относится. Вся группа быстро разбилась на несколько кучек, которые наиболее тесно общаются между собой.

Потом я стал делать массовые рассылки смс. А ещё позже стал поручать помощнику, чтобы он рассылал SMS. Вся проблема в том, что у меня МТС, и тут довольно дорогие смс-ки. А покупать вторую симку не хочется.

Потом пришёл интернет и уже полностью позволил вести все дела через электронную связь. Это ещё более эффективно. И, к тому же, почти не встречается проблема смены номеров. Многие люди в группе имееют сразу много симок. Представьте себе, что у меня есть 5 или больше номеров одно человека в группе. И ни один из них не отвечает ни на звонки и смсы не принимаются.

С интернетом такимх вот неудобств не наблюдается. Всё быстро и очень удобно. С появлением большого числа весьма неплохих нетбуков тенденции к переходу на электронный документооборот будут усиливаться во всех сферах.

Буквально сегодня провожу анкетирование группы. Благодаря тому, что у всех есть e-mail, то я могу быстро прислать всем анкету и забрать ответы прямо по электронной почте. Никому не нужно переться ради пятиминутной операции в институт. К примеру, у некоторых дорога в нашу академию занимает порядка 45 и более минут. А многие вообще живут в другом городе. Представьте себе, что несколько десятков человек тратят кучу времени на дорогу из-за такой фигни.

Документооборот компании

На предприятиях также происходят процессы перехода на электронный документооборот. Конечно, мы должны использовать возможности новейших средств связи на полную катушку. Ведь это повышает эффективность нашего взаимодействия.

Для внедрения электронного документооборота нужен хороший интернет и программные/аппаратные средства. С железом всё ясно - ноутбуки и рабочие машины.

А вот с софтом сложнее. Некоторые разрабатывают электронный документооборот с нуля. Я занимаюсь такими разработками уже пару лет. Это очень интересная и сложная задача!

Ещё одно решение - использовать готовое. Мне хвалили DocVision, NauDoc и некоторые другие. Но их тоже надо внедрять, настраивать и затачивать. Нет общих стандартов. У каждой фирмы свои потребности в информационном обеспечении. Нужны абсолютно разные возможности.

Некоторые, как я, используют e-mail, социальные сети, а также Google Docs. Кстати, для небольшой фирмы или для одиночного предпринимателя Google Docs - наверное самое лучшее решение. О том что это за система и о том как наладить персональный документооборот - читайте здесь.

Конечно, сервис "Документы" от Google это не совсем СЭД (система электронного документооборота), но по крайней мере там есть всё, что может потребоваться для малого бизнеса.