Эффективное делегирование полномочий

Делегирование полномочий - это важный навык для управляющего персонала, руководителей, директоров, собственников. Но уметь делегировать полезно в том числе если вы находитесь на не управляющей позиции, а на одном уровне с кем-либо.

Представьте себе, что идёт руководитель по коридору. К нему навстречу идёт сотрудник. Он начинает выливать свои проблемы на несчастного руководителя. «Не работает принтер», «Не могу дозвониться клиенту» и так далее. Чаще всего, руководитель говорит «Сделай то-то и то-то» или «Давайте разберемся». Сотрудники делают всё, чтобы руководитель ввязался в решение этих проблем. В 90% случаев руководитель соглашается помочь, ведь он тоже заинтересован в решение проблемы.

По идее, руководитель должен организовывать работу, но не ввязываться в её выполнение непосредственным образом. Ведь у руководителя есть своя работа. Если он будет брать на себя по 10 процентов работы от каждого подчиненного, тогда у него будет 100% своей работы и ещё 100% работы его сотрудников в случае, если речь идёт о 10 подчиненных.

Результат? Перегруженность работой. Идеальный случай, когда вы делегируете сотруднику не только его непосредственные обязанности, но ещё и часть своей собственной работы. Некоторые люди делегируют вообще все свои дела, включая и управление. Наверное это высший пилотаж в делегировании полномочий.

Если вы делаете работу за своих сотрудников, то вы останавливаетесь в развитии, так как у вас на саморазвитие просто не хватает времени.

Собственники своего дела сами любят влезать во все даже самые мелкие дела своей компании. Действительно, ваши сотрудники часто могут сделать работу чуть хуже, чем если бы вы сами этим занимались лично. Но если вы не будете делегировать дела, то ваше дело не будет развиваться.

Когда к вам обращается сотрудник с проблемой, то можно позадавать вопросы - что он уже сделал. Какие у него идеи как можно решить проблему «без меня».

Есть два типа собственников - технари и не технари. Технари сами знают как всё работает и сами обычно лезут в процесс работы. А не технари обычно мало что знают, но хотят много денег. Второй случай обычно более успешен в финансовом отношении, т.к. такие собственники не мешают работать своему персоналу.

• Рекомендуем почитать статью про Матрицу Эйзенхауэра

Подумайте, какие из этих дел можно делегировать, а какие, может быть, лучше вообще не делать?

Ответственность всегда висит не только на исполнителе, но также и на руководителе.

Многие руководители не делегируют свои полномочия по той причине, что им самим нравится заниматься данным делом. Если вы профессионал своего дела, то на линейной позиции вы можете получать не меньше, чем на руководящей позиции.

Бывает и так, что сотрудникам не доверяют. В таком случае или проводите обучение или не работайте с людьми, которым вы не доверяете. Вообще зачем нанимать людей, которых вы не доверяете?

Некоторые не хотят делегировать, т.к. боятся конкуренции. Но это совершенно напрасный страх.

Сотрудники всегда копируют своего руководителя. Поэтому показывайте им хороший пример.

Не делегируйте бесполезные дела, а постарайтесь её избегать.

Не стоит делегировать составление плана работ, выработку стратегических решений и так далее. Это непосредственно ваша задача. Также не стоит делегировать контроль. Это одна из ключевых функций руководителя.

Планирование - организация - мотивация - контроль - это четыре классические ключевые функции менеджмента (руководителя).

Кстати, вы можете делегировать задачи не только наёмному персоналу, но также и фрилансерам, которые готовы выполнять работу порой совсем недорого.

Есть правила делегирования, которых рекомендуется придерживаться:

1. Четко определите цель. Обозначьте что сделать, измеримый результат, который он должен получить, необходимые условия выполнения задания и сроки.
2. Мотивация на выполнение. Поясните почему важно выполнить это задание. Людей мотивирует причастность к большой общей задаче. Скажите сотруднику, что вы ему доверяете. 3. Ставьте задачи сотруднику не потому, что больше некому, а потому что он действительно лучше всех справится с этой работой.
4. Разъясните технологию и алгоритм выполнения задания. Предоставьте ресурсы.
5. Основные моменты лучше пояснить письменно.
6. Дайте сотруднику запасные ресурсы и каналы помощи. Укажите на способы обратной связи и формы контроля.
7. Проинформируйте всех, с кем будет взаимодействовать сотрудник о его праавах, задачах и полномочиях ,чтобы не возникло потом недоразумений.
8. Запланируйте проблемы
9. Допускайте возможность ошибок. Будьте к ним готовы.
10. Укажите как передаётся ответственность за выполнения этой задачи.
11. Запросите обратную связь. Спросите: «что будешь делать?», «где будешь брать ресурсы?».

Что касается контроля, то тип контроля определяется тем, что за сотрудник. Насколько он самоорганизован и мотивирован? Новая эта задача или старая? Сложная задача или легкая? Важная ли эта задача или не принципиально важная?


• Про контроль читайте подробнее тут

По итогам контроля не забудьте дать конструктивную обратную связь. Никаких ярлыков типа «у тебя как всегда всё хорошо» или «ты как всегда всё провалил». Обратная связь должна быть конкретной. И хорошо говорить «в след. раз делай всё также и добавь ещё вот эту фишечку, тогда будет вообще супер!»

Материал подготовлен на основе вебинара