Как контролировать персонал и при этом не превратиться во врага?

Еще со второго курса университета все помнят: планирование, организация, мотивация, контроль – 4 функции менеджмента. И если с первыми тремя функциями дела обстоят еще более-менее, то с последней у руководителей часто возникают проблемы. Как организовать контроль персонала и при этом не превратиться во врага и не растерять сотрудников?

Что ж, давайте попробуем найти ответ на этот вопрос.

Выберите правильный метод контроля персонала

Прежде всего надо выбрать правильный инструмент контроля. Ведь в разных офисах при разной специфике работы один и тот же инструмент может оказаться как супер-эффективным, так и бесполезным, а то и вредным.

Видеонаблюдение
Если у вас производство, то с помощью видеокамер вы сможете контролировать производственный процесс, а также предотвратить хищения. Но в офисе видеокамера вызовет лишь недовольство персонала и к тому же не покажет истинной картины работы. Ведь когда сотрудники работают за компьютером, сложно понять чем они заняты на самом деле.

Биометрическая система
Похожая ситуация и с биометрической системой. Она позволит контролировать опоздания и уходы с работы раньше положенного + не позволит посторонним попасть в офис. Но чем заняты сотрудники в пределах офиса вы так и не узнаете.



Программа учета рабочего времени
Программа учета рабочего времени незаменима для контроля офисных сотрудников. Установив её на компьютеры персонала, вы всегда будете знать, что на самом деле делают сотрудники: переписываются с клиентами или же зависают в соц. сетях. Это позволит понять, кто на самом деле работает, а кто лишь проводит время в стенах офиса.

С методами контроля мы разобрались. Переходим к самому сложному – как этот метод внедрить без лишнего волнения со стороны персонала.

Как грамотно внедрить систему контроля персонала?

Итак, вы сделали свой выбор. Теперь вас ждет дело посерьезней: довести факт контроля до персонала и снизить негативную реакцию.

1 шаг: Установите нормативы

Прежде чем контролировать, надо определить, что является нормой, а что – отклонением от неё. Поэтому прежде всего вам надо:
i. Задокументировать политику компании и внутренний распорядок работы.
ii. Установить чёткие показатели для сотрудников, нормы отработанного времени.
iii. Прописать штрафы и бонусы (если вы их планируете).

2 шаг: предупредите сотрудников о своих планах

Организация контроля может повлиять на зарплаты и бонусы сотрудников, поэтому они должны знать, что их ждет.

Сделайте рассылку или объявите лично на общем собрании, что в будущем в компании планируются некоторые изменения. Убедитесь, что коммуникация налажена в двухстороннем направлении. Сотрудники должны иметь возможность высказать свое мнение. Спросите о предложениях. Ваши подчиненные могут заметить нюансы, которые вы упустили.

3 шаг: объясните преимущества

Проведите обучение, чтобы сотрудники знали, как в полной мере использовать возможности системы. Опишите сервис, объясните, какие преимущества даёт система контроля.

Сделайте акцент на том, что система контроля поможет более точно оплачивать заработную плату или эффективнее выполнять свою работу. Если вы планируете контролировать персонал с программой учета, то сотрудников порадует, что с её помощью они смогут перейти на гибкий график или удаленную работу.

Чем лучше сотрудники понимают, какие преимущества даёт система контроля, тем больше шансов, что они быстро примут её.

4 шаг: обратная связь

После того как система внедрена, проведите мониторинг её работы. Узнайте, есть ли затруднения в использовании, жалобы на неудобство или другие вопросы? Работает ли система так, как вам это нужно? Очень важно держать связь, получать отзывы и (при необходимости) корректировать систему.

Конечно, нельзя с уверенностью на 100% сказать, что все пройдет гладко. Но следуя этим советам, вы максимально снизите вероятность возникновения проблем при внедрении системы контроля.

Смотреть также:


Читать также:
- Статьи по теме менеджмента
- Главные функции менеджмента
- 4 основные функции менеджмента
- Качества хорошго менеджера