Как курировать большое количество проектов?

Фото: с сайта valefm.org.br

В последнее время я работаю куратором проектов. Основная цель этой работы – получить новый опыт работы и перенять самые лучшие практики в сферах эффективности работы и предпринимательства.

За один месяц работы уже чему-то удалось научиться. Во всяком случае, сотни писем, вываливающихся из электронного ящика уже не кажутся проблемой. Одновременная работа с 50 проектами в начале казалась нереально, но со временем работа идёт всё быстрее и легче. Кое-какие из этих фишек вы вполне можете перенять для своей предпринимательской или управленческой деятельности.

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот в любой организации – это целая проблема. Есть разные подходы к организации работы с электронной документацией. Для малых и средних компаний оптимальным решением является использование DropBox в качестве общего хранилища документов. Для совместной работы с документами.

Для совместной работы с документами можно также использовать Google-документы. Там уже реализовано все необходимые возможности по разграничению прав доступа, истории изменений. Причём всё работает через web-интерфейс.

Некоторые организации сами создают свою систему электронного документооборота, вместо того, чтобы использовать платные или бесплатные готовые системы электронного документооборота.

Моя рекомендация – ищите готовые решения, прежде чем изобретать велосипед.

КОЛЛЕКТИВНОЕ ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

Коллективное обсуждение планов и результатов работы значительно повышает конечное качество продукта. Разные люди немного по-разному воспринимают действительность. Кто-то обращает внимание на мелочи, а кто-то фокусируется только на самой сути задания. В командной работе. При совместной работе – получается более качественный результат.

ПРИВЯЗАТЬ ТЕЛЕФОН К ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

В любом смартфоне можно сделать привязку мобильного телефона к почтовому ящику. Таким образом, все сообщения, которые приходят к вам на почту – будут вас уведомлять звуковым сигналом, о том, что возможно вам написал письмо новый партнер. Это удобно, если объём присылаемой корреспонденции невелик. Если поток писем большой, то вы получите нервный тик.

БЛОКНОТ И ЕЖЕДНЕВНИК

В условиях, когда задач выполняется много, а поток входящих поручений высок – обязательно нужно фиксировать всё на бумаге. Когда ты видишь перед глазами объём требуемой работы, то лучше можешь распределить собственное время. В итоге – за день успеваешь сделать значительно больше дел.

ВЕДИТЕ ТАБЛИЦЫ

Когда проектов действительно очень много и нужно делать однотипную работу – делайте сводные таблицы в Google Docs и отмечайте, по какому проекту какой вид работ выполнен. Нет ничего хуже, чем отсутствие актуальной информации под рукой.