Как организовать документооборот в малом бизнесе?

Когда предприниматель или пара партнеров запускают бизнес с нуля, их обычно не очень заботят вопросы документооборота, бухгалтерии и так далее. Если речь идет об одном предпринимателе, то он, как правило, открывает ИП на упрощенке (УСН). Там отчетность нужно сдавать раз в год и все это легко можно поручить бухгалтерии на аутсорсинге – любой местной бухгалтерской фирме. Если речь идет о паре партнеров, то они обычно открывают ООО и спокойно работают. В данном случае, отчетность и ведение документации будут немного более сложными, чем в случае с ИП, хотя здесь есть немало нюансов. Но практически все виды учета можно легко вести при помощи обычного Excel, Google Docs, книги учета доходов и расходов и листов в формате А4. Также небольшие коллективы для обмена документов охотно используют такие сервисы как DropBox.



КОГДА НУЖНО РАСШИРЯТЬСЯ

Уже с наймом первых наемных сотрудников и при постепенном расширении, число учетных документов начнет расти в геометрической прогрессии. И тут уже встает вопрос о том, как организовать хранение и учет первичной документации. Также со временем становится все больше и больше налоговой отчетности, для работы с которой также уже становится востребовано специализированное программное обеспечение.
Тут самый очевидный выбор – это 1C Бухгалтерия 8. Вообще, решения от 1C применяются как в крупных компаниях, так и в совсем небольших предприятиях, где работает всего несколько человек. Дело в том, что Excel и Word позволяют эффективно вести документацию только когда документов немного. Или, к примеру, когда нужно вести базу данных продукции, то электронные таблицы Excel уже не работают при сколь-либо большом объеме документов. И особенно, когда одной и той же базой данных начинает пользоваться большое количество людей.
Для налогового, управленческого учета без специализированных решений, таких как 1С не обойтись. Кстати, у 1С есть также решения для организации интернет-магазина, интегрированного с основной базой данных фирмы.

СОФТ ДЛЯ УЧЕТА РАБОТЫ ТОРГОВЫХ ТОЧЕК

В ретейле сейчас популярны стали учетные программы, которые работают через мобильные устройства. На торговой точке находится планшет или мобильный телефон и через него работает CRM-система, система учета продаж и складских запасов. Я встречал, по меньшей мере, несколько таких решений. Существует также оборудование, которое может принимать банковские карты через мобильный телефон. В целом, сейчас есть немало программных решений для упрощения бумажного документооборота.

СТОИТ ЛИ РАЗРАБАТЫВАТЬ СОБСТВЕННУЮ СИСТЕМУ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Некоторые средние и крупные предприятия пытаются идти своим путем и начинают разрабатывать собственную систему для ведения документации. В общем и целом, это может быть оправдано в случае, если речь идет о большом количестве пользователей и если требуется решать узкоспециализированные задачи.
Но в подавляющем большинстве случаев, лучше взять уже готовую систему и адаптировать ее для нужд организации. Например, для организации документооборота в университете существует NauDoc и другие разработки, которые дешевле купить, чем разрабатывать с нуля.

В том же 1С есть встроенный язык программирования, который напоминает Basic и позволяет перенастроить систему под задачи своей фирмы. Кстати, в MS Access и других офисных приложениях также есть встроенный язык Visual Basic for Applications (VBA), который позволяет превратить привычный офис в небольшую информационную систему. Взять готовое решение и немного перепрограммировать его под свои задачи – это намного более эффективное решение, чем писать любую разработку с нуля, т.к. при усложнении программы в ней множится количество багов, а разработка неизбежно будет замедляться. В итоге, затраты на зарплаты программистам и фрилансерам со временем выливаются в астрономические суммы.

В итоге, намного дешевле купить лицензию на готовое решение, а не изобретать велосипед. А кустарное программирование оправдано только для небольших и специфичных задач.