Как планировать дела

Вопрос планировать или нет ваши дела стоять не должен. Без планирования вы будете успевать меньше. С чего я это взял?

Согласно исследованиям, которые приводятся М.Месконом в легендарной книге “Основы менеджмента”, организации, которые планируют свои дела - достигают более высоких результатов в финансовом плане, чем организации, которые не занимаются стратегическим планированием.

Организации состоят из людей. Следовательно, если каждый отдельный человек сам будет планировать свои дела, то он должен достигать более значимых результатов по сравнению с тем, если бы тот же человек не планировал свою деятельность.

В то же время, всегда нужно соизмерять цели и средства. Если у вас дел не так много и всё свободно умещается в голове, то наверняка нет особого смысла заморачиваться по этому поводу. Если вы ничего не забываете, везде всё успеваете, тогда планировать дела можно и в голове.

Две проблемы планирования

Сложности возникают, пожалуй в двух слусаях: когда у вас сликшом много дел и вы находитесь состоянии перегрузки или же когда у вас слишком свободный график. И то и другое губительно для ваших дел.

1. Слишком заргужены делами

Когда у вас системный перегруз в делах, то разобрать завалы может помочь планирование. Один раз у меня была очень тяжёлая сессия. Сложность заключалась в том, что нужно было сдать очень много лабораторных работ, курсовых, контрольных и рефератов. По каждому из десятка с лишним предметов. Проблема была в том, что по каждому предмету объём работы был очень внушительным. Например, один курсовик был размером 300 страниц и полон схемами, графиками и таблицами. Такой документ подготовить было очень трудно. Стоит перечитать его, как обнаруживаются ошибки и недочёты. А на одну схему порой уходил целый день.

Час от часу не легче. По другому предмету нужно было выполнить одну лабораторную по 2-м большим методичкам в 1С. По иным предметам нужно было делать лабораторную, по объёму сопоставимую с курсовым проектом. И оформлять следовало точно также. Ряд дисциплин требовали того, чтобы вы сдали более 10 сложных лабораторных работ по программированию в Prolog, методам социально-экономического прогнозирования (МСЭП).

Что касается страхования и актуарных расчётов, то эту финансовую математику нужно было также сдать для получения допуска к зачёту или экзамену. Там было гигантское количество несложных задачек. Но именно объёмы затрудняли сделать это быстро.

С дисциплиной МСЭП был вообще курьёз. Изначально нужно было оформить 10 лабораторных работ. Я сделал первую. Принёс, сдал и защитил. Потом оказалось, что лабораторных надо в сумме сдать 11. То есть число заданий увеличилось на 1. Через неделю всё повторилось. Лабораторных стало 12, а я сдал только 2. Ещё через неделю я не успел сдать третью лабораторную. Прошла ещё одна неделька и я сдал третью лабу. Число заданий выросло до 13... Это стало напоминать фарс, ведь я тратил время накануне сдачи лабораторной, на следующий день сдавал, но прогресса не было заметно!

Как я вышел из этой сложной сессии? Ведь ещё была работа, на которой как водится был завал. Сессия надвигалась на лето. Тогда я решил уволиться с работы и стал реже там появляться. Но сайт довёл до ума, прежде чем окончательно распрощаться с фирмой, с которой я проработал более двух лет и которая стала если не как родной, то уж точно значимой частью жизни.

Потом я расписал на листочке А4 все свои задачи. Список предметов и на против него каждой лабораторке, курсовику или прочему заданию соответствовал квадратик. Сдал лабу - зачеркнул квадратик. Таким образом, было видно прогресс. Посещение лекций на одну неделю я прекратил. Вообще перестал ходить в течение этого времени в институт. Сидел дома - делал сайт для фирмы и попутно строгал лабки.

Попутно я ещё затеял запускать сайт, который вы сейчас читаете. И начал писать по 1 статье в день. Заказал логотипы и дизайн на сторону (скинул в аутсорсинг). Поэтому для меня это не было накладным с точки зрения затраченного времени. Тем не менее бывало я не спал более 24 подряд. Так делать никому не советую! Всё это в итоге сказалось на здоровье - у меня заболел желудок как раз к сессии

Рузультат: с работы уволился (успешно завершил все дела), лабораторные все сделал, правда забил на МСЭП (почему - читайте выше), сайт garagebiz.ru запустил, курсовые сдал, заработал проблемы с желудком. Во время сессии ещё умудрился отправить заявку на конкурс, который проводился АкБарс Банком на лучшую студенческую работу.

Если бы я не был ослом и не брался за всё подряд, до чего мог дотянуться, то тогда бы я возможно бы получил стипендию от этого банка. Но - не судьба. Мне не хватило времени.

Всего этого могло бы и не быть, если бы я сразу знал “как планировать дела”. Ведь суетиться я начал где-то в районе апреля. В то время как семестр начинается в феврале. Если бы я оформил пресловутый лист А4 со всеми задачами, то я бы распределил нагрузку более равномерно и не подверг бы опасности собственное здоровье. А получилось, что я выехал только на максимализме, который характерен в 21 год.

2. Слишком свободный график

Второй пример, когда у вас слишком свободный график. Такой как у меня сегодня. Я сам планирую когда мне чем заниматься. Во сколько ложиться спать, что делать сначала, а что потом. В итоге бывает, что день проходит неорганизованно.

Я пришёл к мысли, что нужно планировать день, чтобы тратить время эффективнее. Здесь мне очень помогает ежедневник Архангельского. Когда никто на вас не давит сверху, а вы сами за себя отвечаете, то вот что происходит: никто не создаёт вам оврал. Но в то же время вы не можете бросить дела ни на один день. По крайней мере, так происходит со мной.

Нет смысла планировать на день сликшом много встреч и задач. Вы просто не будете всё успевать делать. Закладываете временные лаги на случай непредвиденных обстоятельств. Далее, если вы куда-то идёте, то делайте сразу много дел. Например, я прохожу мимо связного банка и тут же закидываю на банковскую карту деньги, если таковые имеются в кошельке.

Как именно планировать дела, во многом зависит от ваших задач. Что одному хорошо, другому плохо. Важно отметить тот факт, что лучше всего дела не только планировать, но и делать. Ох уж сколько у меня лежит неосуществлённых планов! А жаль! Однако, порой надо уметь отказаться от части планов, чтобы успеть всё остальное. В предыдущем примере я говорил, что отказался от сдачи лабораторок по МСЭП, так как время тратил на это, а дело не продвигалось вперёд. Был ещё около 10 предметов, которые также требовали внимания. Я забил на эти лабораторки и ещё уволился с работы, так как ощутил, что - не буду успевать в дальнейшем совмещать эту работу и учёбу. Хотя платили там неплохо. Итог - я получил первую тройку за 4 года, которая у меня так и осталась в дипломе. Второй итог - меня не отчислили и я всё же получил диплом.