Как привести дела в порядок

Обновленное издание бестселлера

Семьдесят пять входящих за день на работе, взаимодействие с новыми отделами, а еще нужно не забыть про любимую, подобрать сыну подарок на день рождения… -— вихрь неотложных дел превращает жизнь в суету и мешанину. Это происходит? — Стоп!
Приведи дела в порядок.

Дэвид Аллен точно знает, как это сделать. Дэвид уже знаком своим почитателям по теме порядка в делах, но сам автор отмечает, что в обновленном издании собственного бестселлера он еще более скурпулёзен. Методы его подверглись еще большему количествую анализа, отработки и практики в самых различных областях и сферах бизнеса и улучшили как состояние практикующих, так и их дела; повлияли и на их личную эффективность.

Главное изменение: не держать никаких задач в голове.

Нет никакого смысла думать об одном и том же дважды, если только это не доставляет вам удовольствия. Кто бы мог подумать, но главная причина стресса заключается в неправильном управлении обязательствами, которые люди на себя берут. Возможно, не так много у вас дел, сколько активности и желания «потрогать» всё, что нравится, полезно и (как кажется) необходимо для жизни. Аллен советует совершенно осмысленно отделять мух от котлет.

Недавние исследования в области когнитивных наук подтверждают: нашему мыслительному процессу мешает груз возложенной на мозг задачи отслеживать те вещи, которые мы должны доделать, не имея при этом надежного плана или системы, чтобы с ними справиться.

А теперь о системе GTD (Getting Things Done).

1. Любую незавершенную задачу нужно зафиксировать в удобной для вас системе планирования, которой вы постоянно пользуетесь, и впоследствии выполнить.
2. Необходимо четко осознать, в чем заключается ваше обязательство. Решить, что нужно делать, чтобы его выполнить.
3. Как только вы определились с теми действиями, которые нужно предпринять, вы должны создать для себя систему напоминаний, к которой будете периодически возвращаться

А сейчас вас очень удивлю, но озвучу, что прежде чем приступить к работе, ее нужно обдумать. Как показывает опыт и многочисленная практика, лишь немногие люди понимают, что они должны сконцентрироваться, чтобы определить желаемый результат и необходимые действия для его достижения.

Размышления полезны, когда они стимулируют действия, и становятся препятствием, когда подменяют собой действие. Билл Рёдер

Путь к отгадке и порядку.

Неэффективность процесса контроля у большинства людей сказывается на множестве рабочих и личных задач, однако современные стрессы делают менее заметными эти слабые места. Повсеместный доступ к информации и скорость происходящих изменений — даже в тот момент, когда вы это читаете, — постоянно усложняют вашу жизнь и работу.

Ключ к управлению всем — это управление собственными действиями.

Для того чтобы принять правильное решение, нужно сделать всего два основных шага — определить:
1. Каким должен быть результат?
2. Что конкретно для этого нужно сделать?

Лучший способ раздвинуть горизонт — взять под контроль текущие дела и поток входящей информации и ввести в свою практику те методы работы, которые помогут вам осуществлять этот контроль на постоянной основе.

Когда правила сбора и обработки информации будут отработаны до состояния автоматизма, постарайтесь больше доверять собственной интуиции. Принимайте интуитивные решения на основе имеющихся вариантов вместо того, чтобы их анализировать. Не стоит тратить время на то, чтобы думать о чем-либо больше одного раза. Это неэффективное использование творческой энергии и источник расстройства и стресса.

Итак, разобравшись с первопричиной хаоса и стресса перейдем к шагам по их преодолению.

ШАГИ GTD. ВАЖНО!

Любую входящую информацию нужно подвергнуть следующим шагам:
1. Собирать всё, что привлекло ваше внимание. При этом, количество мест для сбора и хранения информации должно быть минимальным.
2. Обработать, иными словами прояснить, для себя, что означает каждая деталь и что с этим делать. Каждую задачу, требующую действий, необходимо рассмотреть в двух аспектах: желаемый результат и четкое понимание следующего шага для продвижения к результату.
3. Организовать путь движения к результату в виде различных вариантов.
4. В ходе обзора этих вариантов выбирать один (!)
5. Этот единственный вариант — реализовать.

И, что важно. Не пренебрегать еженедельным обзором своих дел — это время, когда вы:
• собираете и обрабатываете информацию обо всех своих делах;
• анализируете систему;
• обновляете списки;
• проясняете ситуацию, актуализируете информацию и собираете полную картину.

Осваивайте систему «сбор - обработка - организация - обзор - исполнение» постепенно. Не страшно, если несколько дней уйдет на пункт один, и еще несколько на осущетвление лишь следуюшего пункта... Не стоит набрасываться на выполнение всех шагов одновременно.

Одна из главных причин, по которой многим так и не удается стать организованными, заключается в том, что они просто пытаются сделать все пять шагов одновременно. Большинство людей, когда берут ручку, чтобы составить список дел, сразу же начинают выделять «самые важные» в порядке своих приоритетов, при этом не определяя ни одного конкретного действия.

На словах система GTD кажется достаточно простой, но не зря книга пользуется неизменной популярностью и постоянно перерабатывается автором. Её можно назвать живым и современным организмом. Книга наполнена примерами, упражнениями для выполнения, которые заставляют пересмотреть поведенческие привычки. Потому как опыт доказывает, что большинство людей могли бы значительно усовершенствовать свои навыки на каждом из этих пяти шагов, если бы доводили дела до конца.
Завершайте начатые проекты, выполняйте взятые на себя обязательства, исполняйте обещания, и тогда и ваше бессознательное, и ваше сознание добьются успеха, что даст вам ощущение законченности, значимости и целостности. Джон-Роджер (Роджер Делано Хинкинс), психолог.

По материалам книги «Как привести дела в порядок». Дэвид Аллен.
(С) Кора Вандер