Как стать более организованным?

Решили стать более организованным в 2014 году? Вы не один такой. Недавнее исследование, опубликованное в Journalof Clinical Psychology, показало, что стремление стать более организованным находится на втором месте в списке решений, которые принимают жители Нью-Йорка.

Но эксперт по продуктивности Лаура Стэк утверждает, что гигантский список дел не способствует успеху предпринимателей. «Стремление совместить сразу несколько дел мешает сосредоточиться и понять, чем нужно заняться в следующий раз», — говорит Стэк, автор книги «Что делать, если делать нужно слишком много». «Вы должны разделять, что вам нужно сделать сегодня и что вам сегодня не нужно делать».

Чтобы организовать свое время наилучшим образом, она советует владельцам малых предприятий составлять три списка.


1. СВЗ-список

Начинайте свой рабочий день с составления краткого списка дел. Стэк называет его CВЗ-списком, поскольку он содержит Самые Важные Задачи, которые формируют активный рабочий процесс.

«Если воспользоваться CВЗ-списком правильно, он может стать для вас одним из самых сильных инструментов продуктивности, — говорит Стэк. – Этот список в прямом смысле слова руководит вашим рабочим процессом, поэтому будьте реалистичны. В нем должно быть не более 10 пунктов».

CВЗ-список может выглядеть примерно так:
-отправить договор клиенту Х;
-поработать с PowerPoint;
-закончить финансовый отчет за месяц;
-написать статью для информационной рассылки.


Если какую-то из задач вы постоянно отменяете, то вам нужно перенести дату ее реализации на другое время в будущем, поскольку эта задача не является приоритетной», — утверждает Стэк.


2. Основной список

Основной список – это список ваших текущих дел, которые вы хотите совершить в определенный момент времени.



«Этот список некоторые люди используют в качестве ежедневного списка дел, — утверждает Стэк. – Поскольку пункты CВЗ-списка важны для короткого промежутка времени, вы не должны позволять им вклиниваться в долгосрочные проекты и задачи, которые необходимы для достижения настоящего успеха».


По словам Стэк, если вы наметили важную задачу, но ее выполнение не требует поспешности и не имеет установленного дедлайна, тогда добавьте ее в основной список.


Основной список может выглядеть следующим образом:
-нанять нового помощника;
-изучить новое ПО для работы с клиентами;
-купить новый принтер;
-создать QR-код для визитной карточки (двумерный штрихкод, легко распознаваемый сканирующим оборудованием и использующийся в торговле, логистике, производстве – прим.пер.).

Чтобы убедиться, что основной список не стал «мертвым файлом» для хранения забытых задач, Стэк советует пересматривать его каждую неделю и при необходимости назначать даты реализации задач. Если задача слишком велика, разбейте ее на подпункты и занесите их в CВЗ-список, когда вы будете готовы их выполнить.


3. Список ненужных дел

Наконец, Стэк советует создать список тех дел, которые делать не нужно. В него войдут задачи, которых нужно избегать, чтобы не потратить свое время впустую.

«Возможно, вы думаете, что продуктивность подразумевает ежедневное выполнение как можно большего количества задач, — говорит Стэк. – Для того чтобы быть продуктивным и выполнять больше, вам не нужен список, заполненный ненужными задачами».

Список ненужных дел может выглядеть следующим образом:
-не делать легкую работу, если ее выполнение можно доверить подчиненному;
-не решать рабочие вопросы в свободное от работы время;
-не становиться жертвой перфекционизма;
-избегать излишнего контроля.

Один пункт Стэк советует обязательно поместить в список ненужных дел: не просматривать почту каждую минуту. «Почта никогда не должна быть в списке приоритетных задач и не нужно читать письма сразу же, как они поступают в папку «Входящие». Не проверяйте почту больше нескольких раз в день, если, конечно, этого не требует ваша работа».

Стефани Возза

Об авторе: Стефани Возза – писательница-фрилансер. Стефани пишет статьи о недвижимости и бизнесе уже более 20 лет.