Как упростить документооборот в малом бизнесе?

На этапе стартапа и в первые годы развития бизнеса у предпринимателей обычно нет возможностей нанять опытного бухгалтера на полную ставку. Точно также как и нет возможности (проблематично) самостоятельно все время следить за изменениями в законодательстве, изучать новые положения о бухгалтерском учете и так далее. С другой стороны, пренебрежение к бюрократическим вопросам может привести к неприятным последствиям. Например, штрафам со стороны внебюджетных фондов. Иногда эти штрафы могут носить астраномический характер. Например, когда я впервые взял на работу сотрудника по трудовому договору, то не успел в 10-дневный срок доехать до фонда социального страхования, чтобы встать на учет как работодатель. Именно поэтому мне выставили сразу два штрафа в совокупности на 25 тысяч рублей. Позже я потратил кучу времени пока ездил на камеральные проверки (по каждому штрафу отдельно), а также пока ездил на вынесение решений (по каждому штрафу отдельно) и еще потратил деньги и время на судебный процесс.

Некоторые санкции за пренебрежение к бумажной волокитой носят и вовсе астрономический характер. Именно поэтому в документах лучше сразу навести порядок.

ОПТИМИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ НАЛОГООБЛОЕЖНИЯ

Желательно еще до запуска бизнеса и, тем более, до найма сотрудников проконсультроваться с хорошим бухгалтером и юристом. Это в будущем поможет сэкономить много времени, нервов и денег. На сегодняшний день самая простая форма ведения бизнеса - это ИП на Упрощенке. Не всем и всегда эта системаналогообложения будет оптимальной. Иногда лучше открыть ООО. Да и сама упрощенка имеет две разновидности - когда налог взымается в размере 15% от прибыли или когда он взымается в размере 6% с выручки. Так или иначе, тонкостей в ведении отчетности, в налоговых льготах по страховым взносам и т.д. очень много. Например, у ИП есть максимальный размер страховых взносов, который считается от 8 МРОТ, а также у ИП есть минимальный фиксированный размер страховых взносов, который считается от 1 МРОТ. В этом отношении содрежание ООО может оказаться дешевле. Все зависит от специфики бизнеса. В некоторых случаях тебе будет выгоднее общая система налогообложения, а, к примеру, для торговли - ЕНВД.

Я как человек, который работает в качестве ИП шестой год и то не знаю всех тонкостей. Каждый год вводятся новые системы отсетности (особенно для сотрудников), появляются новые льготы, исчезают старые.

Или, к примеру, в некоторых регионах можно открыть ИП с помощью господдержки. Есть хороший шанс получить безвозмездную помощь государства. В сухом остатке стоит воспользоваться услугами консультантов, чтобы в будущем сэкономить массу денег.

МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ

На сегодняшний день в сети доступно множество приложения для тех или иных задач. Вот, к примеру, авансовый отчет приложение, которое позволяет легко отправлять своему бухгалтеру информацию о расходовании средств прямо с мобильного телефона. Удобно во время командировок.

На сегодняшний день имеется огромное количество приложений, которые могут помочь решить самые разные бухгалтерские задачи. Например, приложения для учета продаж на торговой точке. Без труда можно управлять с собственного мобильного телефона остатками на складе.

Существуют даже решения, которые подключаются к смартфону и позволяют полностью заменить терминал по приему банковских карт.

Не говоря уже о специальных сервисах, которые позволяют вам полностью вести отчетность, такие как Мое Дело или Бухгалтерия Контур.

Разумеется, все это стоит денег. Однако, как я уже говорил, лучше сразу заплатить за нужные программы и сервисы, а также получить консультацию от людей с опытом, чем потом судиться по поводу какого-нибудь штрафа.

АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРИИ

И еще один совет касается отчетности. Я уже писал, что такие сервисы, как Мое Дело могут за вас подать всю необходимую отчетность. Однако вам наверняка понадобится доверенность, заверенная нотариально. Кроме того, может понадобиться оформить электронную цифровую подпись.

Дешевле всего просто по мере необходимости обращаться в бухгалтерскую фирму и они вам за символические деньги подадут отчет в электронном виде и вы потратите минимальное количество времени. Советую обязательно взять с собой бумажную копию отчета и на следующий день сходить в налоговую или внебюджетный фонд и проставить штамп о том, что отчет принят. Это позволит избежать недоразумений в будущем.

В целом, использование услуг бухгалтерской фирмы по мере надобности - это очень дешевый способ сдавать отчеты и хорошо подходит для ИП или ООО на упрощенке. В случае если у вас есть сотрудники и бизнес становится сложнее, то возможно вам дешевле обойдется какой-нибудь сервис типа Моего Дела.