Как успевать делать работу на работе?

Фото с сайта naim.ru

Фото с сайта naim.ru

Если утром вы долго не можете включиться в работу, постоянно отвлекаетесь на мелочи в течение дня, живете в режиме аврала, не успевая сделать самое главное, то неизбежно наступит состояние физического и эмоционального истощения, при которых понизится качество и продуктивность работы. В конечном счете, это может привести к расстройству здоровья и серьезным заболеваниям. Не стоит наивно думать, что причина в вашем рабочем месте, для того, чтобы ситуация в корне изменилась, достаточно восстановить силы и выбрать оптимальный режим работы.

Для начала, выделите для себя приоритетные направления работы, четко прописав цели и планы вашей деятельности. Таким образом, вы сможете более объективно разделить ежедневные и долгосрочные задачи и распределить время на их выполнение.

Прописывайте ежедневный план задач в одном, определенном месте. Таким образом, вы сможете оптимально распределять их на весь день, с учетом специфики вашей деятельности.

Планировать нужно не все рабочее время, а только две его трети. Оставляйте одну треть на непредвиденные обстоятельства, такие как; неожиданный звонок, затянувшееся совещание, срочная встреча и т.д. Если вы загрузите свой рабочий день полностью, то, скорее всего, что-то сделать просто не успеете, что грозит очередной задержкой в офисе. А если план составлен только на две трети рабочего времени, то вы не только успеете выполнить все запланированное, но еще и часть дополнительных дел, что имеет немаловажное психологическое значение.

Как рассчитать, сколько вы успеете выполнить в промежуток рабочего времени?

Вам наверняка известно, сколько времени у вас занимает та или иная деятельность. Составляя план действий на день, указывайте время на выполнение определенной задачи. Вы должны не только определить, чем именно вы будите заниматься, но и сколько времени вам понадобиться для выполнения того или иного дела.

Выполнение любой задачи облегчается наличием мотивации и желанием работать. Если у вас этого нет, постарайтесь дать себе установку на работу, чтобы сэкономить время на раскачивании и отсрочках. Если вы планируете решить важную проблему, не нужно откладывать это на потом, принимайтесь за ее решение сразу, не прячась за текущие проблемы. День лучше начинать с решения трудных и объемных задач, так как именно утром пик активности и работоспособности. Текущие, маловажные задачи можно решить и в конце рабочего дня.

Обязательно устраивайте себе перерывы в течение рабочего дня, это нужно делать через каждые полтора два часа, вы сможете отвлечься, расслабиться и восстановить силы. Ни в коем случае не отказывайтесь от обеденного перерыва – он необходим для поддержания энергетического и физического ресурса вашего организма.

Определите, на какие дела у вас уходит больше всего времени, быть может, это разговоры с коллегами или онлайн в Интернете, или решение семейных проблем, не отвлекаетесь ли вы на выполнение поручений в ущерб вашим прямым обязанностям. Вы должны решать проблему такое количество времени, которое вы на нее выделили. Не позволяйте отнимать ваше время, работа должна выполняться во время рабочего времени. Остальные проблемы нужно решать в нерабочее время. Если возникают непредвиденные ситуации, например, отключение электричества, можно заняться организацией порядка на рабочем месте или систематизацией дел, которые не зависят от электроники.

Если вам нужно выполнить дело, которое должно занять минуту или чуть более, не откладывайте его, сделайте сразу, иначе оно будет отвлекать вас на подсознательном уровне и отвлекать от решения основной задачи. Главное, как и планировали, уложиться в одну или несколько минут.

Автор: Елена Иванова, специально для GarageBiz.ru