Классификация электронного документооборота

Пишу диплом по электронному документообороту своей академии. Некоторые интересные выдержки диплома буду по ходу дела публиковать здесь.

Классифицировать системы управления документами можно по разными признакам. При этом часто бывает так, что та или иная СУД может одновременно относиться сразу к нескольким классам. Это обусловлено большим разнообразием существующих на рынке решений.

• Электронные архивы. В данном классе систем управления документами обычно присутствует полнотекстовый поиск. При этом в электронных архивах при поиске обычно допускается неточное соответствие запроса и результата. Анализируется смысл запроса и так далее. В таких системах реализованы поисковые машины. Электронные архивы ориантированы на эффективное храненение. В зарубежной литературе электронные архивы иногда обозначаются как HSM (High Storage Management). Примером электронного архива является 1С Архив.

• О системах, в которых реализована технология WorkFlow мы уже говорили немного выше. Это системы, в которых присутствуют карты движения документов. Также встречается обозначение «жёсткая маршрутизация». На российском рынке наиболее известным представителем этого класса СУД является OptimaWorkFlow.

• Системы с поддержкой совместной работы сотрудников. Обозначается за рубежом как collaboration systems. Эти системы позволяют крайне эффективно вести работу над проектами, где зайдествовано множество исполнителей. Такие системы позволяют сотрудникам, находящимся в разных офисах эффективно взаимодействовать можду собой. Примерами являются Lotus Notes и Mircosoft Exchange.

• Системы упарвления бизнес-процессами строятся на основе СЭД. Речь идёт о системах MRP (Material Requirements Planning) – это системы учёта поставки материлов, и компоненты в производственный процесс. Далее эти системы перерасли в ERP-системы (Enterprise Requirements Planning) – системы планирования коммерческой деятельности предприятия. Также ещё один спецэффичный вид систем управления бизнес-процессами – это системы, решающие транспортные задачи SCM (Supply Dhain Management) – также их называют системами управления логистикой поставок.

• Портальные системы на основе CMS. Системы управления контентом изначально разрабатывались как удобная платформа для публикации информации в Сети. Но с развитием систем управления контентом, стали появляться расширения, в которых реализован документооборот. Такие системы отличаются тем, что они функционируют, как правило, исключительно через браузер. Не так важно, установлена CMS в интранет-сети или в открытом доступе в Интернете.

• CRM (Custom Relationship Management) – системы управления отношенияими с клиентами. Здесь собирается вся история взаимоотношений с клиентами. Такие системы в состоянии делать direct-mail- рассылки, а также формировать бумажные массивы писем.

• Web-сервисы, основанные на технологиях облачных вычислений. В последнее время появляется всё больше сервисов, которые предоставляет весь необходимый инструментарий для работы с документами через браузер. Например, Google.Docs. Недавно поступаила информации об открытии аналогичного сервиса от Microsoft и социальной сети FaceBook.

Как видим, существует большое количство разновидностей СУД. Можно выделить специализированные решения, которые не отличаются высокой гибкостью, но заточены для решения проблем именно этой организации. В то же время на рынке присутствует множество универсальных решений. Многие системы очень похожи по функционалу, но реализации от разных компаний существенно отличаются друг от друга.

Приведённая выше классификация не претендует на полноту и если у вас есть дополнения - пишите в комментарии.