Мегаплан: Тайм-менеджмент не работает. Спросите у этих парней

ЛЕТО, 2006 ГОД
На третьей книжке о тайм-менеджменте я понял, что делаю что-то не так.

Знания в голове оставались: методики, правила, система, все дела. Но я по-прежнему встречал рассвет за компьютером. Я понял, что никакой это не тайм-менеджмент, и пошел спать.

С тех пор прошло семь лет, и постепенно я научился управлять своим временем. Все еще есть недочеты, но прояснился главный принцип. Можно прочитать десяток американских книг и никак не улучшить свою жизнь. Дело не в книгах. Ошибки проявляются на практике.

Нерегулярность и несистемность

Методики тайм-менеджмента не работают, если применять их частично. Нельзя тайм-менеджерить один проект и пустить на самотек всё остальное. Нельзя сегодня записывать новые задачи в календарь, а завтра — на листочек в блокнот.

Если вы обращаетесь к тайм-менеджменту только в моменты коллапса, подумайте вот над чем: может быть, коллапс наступает именно потому, что все остальное время вы не управляли своей работой?

ЧТО ДЕЛАТЬ

Осознать, что эпизодический тайм-менеджмент не работает. Добиться регулярности и системности.

Слишком сложные инструменты

В 2010 у меня уже был Айфон, но я все еще вел списки задач в блокнотике:



Записать в блокнот проще, чем в Айфон. Тайм-менеджерское приложение за 10$ не работает, если рядом бумага и ручка. Не важно, что у него синхронизация с календарем и сортировка дел на основе геолокации. Если добавлять задачу слишком долго, никто этим не будет пользоваться.

Сейчас у меня на компьютере всегда открыт Гугл-календарь и Things. В Things я мгновенно скидываю рабочие заметки и задачи, в календарь — встречи и события. Сюда же подтягиваются дела из Мегаплана.



ДОБАВЛЕНИЕ ДЕЛА В КАЛЕНДАРЬ

Дело в Гугл-календаре добавляется мгновенно: кликаю в нужную дату, пишу «14:30 Заседание кафедры». Нажимаю ОК.

В Мегаплане проще:



Это удобнее, чем в Гугле, но на меня действует сила привычки.

ДОБАВЛЕНИЕ ЗАМЕТКИ В THINGS

За что люблю Things: в настройке программы я задал горячую клавишу для быстрого добавления заметки. Нажимаю клавишу в любой программе, и поверх всего всплывает вот такая красота:



Пишу заметку, нажимаю «Сохранить», работаю дальше.

Things — дорогая программа. Для Мака она стоит 50$, для Айфона и Айпада — по 10$ каждая. Не покупайте ее, если не уверены, что будете ей пользоваться каждый день. Неплохая альтернатива — Wunderlist.

ЧТО ДЕЛАТЬ

Используйте максимально простые инструменты тайм-менеджмента и всегда держите их под рукой. Добавить задачу должно быть проще, чем потянуться за блокнотом и ручкой. Инструменты тайм-менеджмента должны быть в переферии и не отвлекать от основной работы.

Списки как вещи в себе

Распространенная ошибка: составить длинный список дел, полюбоваться на него и сделать потом совершенно другое. Не от злого умысла, а оттого, что жизнь вносит свои коррективы.

Слишком подробный план создает ощущение проделанной работы. Сразу чувствуешь себя молодцом, хотя, на самом деле, едва сдвинулся с мертвой точки.

ЧТО ДЕЛАТЬ

Чтобы не попадаться в эту ловушку, избегайте слишком подробного управления будущим. Не нужно составлять график встреч и список дел на месяц вперед. Лучший список дел — тот, который быстро заканчивается.

ДОМАШНЕЕ ЧТЕНИЕ

О тщетности долгосрочного планирования читайте «Реворк». Отличная книга об экономном и разумном бизнесе.

Нереалистичные ожидания

Иногда неосознанно убеждаешь себя, что дело делается быстрее, чем в реальности: что побриться, одеться, обуться и выйти в город из дома можно за 5 минут; что рассылка напишется за полчаса; что «сейчас мы эту пробку объедем, и за пять минут домчим».

Не домчим.

Я стараюсь избавиться от детской веры, что, если очень захотеть, можно успеть все и везде. Это осознание приходит постепенно, и оно здорово помогает жить.

Стало ясно, что две встречи с клиентами в городе — это полный рабочий день, учитывая все сборы и перемещения. И если я не успею за день больше ничего, я не буду расстраиваться — ведь это я поставил две встречи на этот один день. Я знал, на что иду.

Я знаю, что в три часа ночи голова уже не соображает, и глупо от нее требовать хорошей работы. Я не мучаюсь и ложусь спать.

Так во всем. От Октябрьской до Дмитровской ехать полчаса, а не 10 минут. Поход за продуктами — это полный час, а не «туда-обратно». На главу диссертации уходит месяц, а не два полных дня в выходные.

Нет ничего героического в том, чтобы запланировать на следующую неделю месячный объем работ. Все равно не успеешь. В чем тогда смысл? Гораздо лучше себя чувствуешь, когда перед тобой реалистичный план, и ты ему четко следуешь.

В три часа ночи голова уже не соображает, и глупо от нее требовать хорошей работы. Я не мучаюсь и ложусь спать

ЧТО ДЕЛАТЬ

Осознайте, что дела делаются столько, сколько нужно, а не сколько вы захотите. Фиксируйте время, которое вы тратите на дела. Это ваша реальность. Ориентируйтесь по ней и стройте реалистичные ожидания от себя. Тогда появится ощущение власти над своими делами, а не наоборот.

Сигареты

Раньше я убеждал себя, что курю из-за стресса и нагрузок. Это был такой способ сказать окружающим: «Смотрите, как мне тяжело, какой я замученный и несчастный!»

Я не понимал, что примерно за треть моего несчастья отвечали сигареты. Это от них, а не от стресса, болела голова. Это из-за них было трудно вставать по утрам. Это из-за них я не успевал делать все те большие дела, которые меня ждали. Жалея себя сигаретами, я только усугублял проблему.

Ловкий трюк, Филипп Моррис!

Потом Аллен Карр мне все объяснил, и я навсегда избавился от нервного стрессового курения. Оказалось, что работать без сигарет примерно на 30% эффективнее. Но это просто так не передашь в тексте — это нужно прочувствовать.

ЧТО ДЕЛАТЬ

Курильщикам прочитать Аллена Карра. Это не панацея, но многим поможет. Некурящим — так держать



ПОДВОДЯ ИТОГ



Я рассказал о пяти проблемах тайм-менеджмента, которые осознал за последние семь лет:

• о несистемности,
• сложных инструментах,
• слишком подробных планах,
• нереалистичных ожиданий от себя
• и сигаретах.

Мой опыт небольшой. Я хочу узнать о вашем опыте и проблемах. Пришлите свою историю тайм-менеджмента: с какими проблемами столкнулись, каких успехов добились, что вам помогло и почему. Возможно, из этого получится новый выпуск рассылки. Только не рассказывайте об американских методиках — их все знают. Расскажите о личном опыте.

Стараюсь смотреть почту каждый день:

Ссылка для подписки: megaplan.ru/subscribe (перешлите друзьям) Хорошего дня и успехов!