Оформление электронного письма

Оформление электронного письма

Оформление электронного письма

Посредством электронной почты можно полноценно коммуницировать. Удобство электронной почты заключается в том, что получатель может прочитать письмо именно тогда, когда ему это удобно. И ответить тогда, когда ему это наиболее удобно. В отличие от телефонного звонка, который требует активного включения в диалог обоих участников.

Как вы понимаете, рабочая переписка – дело очень серьёзное. И это полноценный рабочий инструмент. В частности один из проектов я поднимаю исключительно на базе общения по почте.

1. Самое важное при оформлении электронного письма – это его тема, заголовок. Тема позволяет сразу обозначить, о чём, собственно, идёт речь и позволяет настроить ход переписки в нужное русло. Честно говоря, именно заголовок в конечном счёте влияет на то, будет открыто или нет ваше письмо.

2. Если требуется отправить файлы крупного размера, то лучше просто в письме вставить ссылку на одно из внешних хранилищ. Особенно, если речь идёт не об 1-2 мегабайте, а о сотнях мегабайт. Большинство крупных почтовых серверов хотя и предоставляют безлимитное пространство, но надежнее будет, если вы просто пришлете ссылку на файл-хостинг. Если речь идёт о файлах, которые не следует афишировать, то лучше файл запаролить.

3. Не стоит постоянно пользоваться меткой «важно», в противном случае получатели со временем просто перестанут на неё реагировать как на важную корреспонденцию.

4. Если в заголовке полученного письма вы видите несколько получателей, то имеет смысл слать ответ всем из них.

5. При длительной переписке с одним человеком не стоит тянуть хвост переписки (из предыдущих писем), в котором со временем будет совершенно невозможно что-то найти. Обсудили тему. Написали новое письмо с новым заголовком.

6. Практика показывает, что почтовые сервера Яндекса и Гугла работают надежнее, чем любой корпоративный почтовый ящик. Вы можете прикрепить к почте Яндекса свой корпоративный домен.

7. Если дело действительно важное и срочное, то лучше, всё-таки позвонить и переговорить. Редко, но бывает, что письма по каким-то причинам не доходят. Забыл нажать на кнопку «отправить», письмо попало в папку СПАМ или просто звёзды расположились в этот день не так, как хотелось бы.