Опыт читателей Мегаплана в управлении временем и задачами

Фото: с рассылки «Мегаплана»

Читатели «Мегаплана» делятся опытом о том, как справиться с большим ворохом дел. Опыт реальных людей, которые работают в российских реалиях намного более интересен, чем всё то, что пишут в бизнес-литературе американские авторы. Как пишет редакторы рассылки «Мегаплана» Это советы с поправкой на нашу жизнь, культуру и стиль работы.

Дмитрий Пухов: реалистичный подход

Дмитрий написал накануне предыдущего выпуска о тайм-менеджменте, и я не успел включить его текст в рассылку. Но рассказ настолько толковый, что он обязан появиться здесь.

Текст в моей мягкой редакции. Оригинал — в ЖЖ Дмитрия.

Тайм-менеджмент не работает. Работает человек

Мой опыт показал, что есть определенные мифы о внедрении тайм-менеджмента в жизнь. Не в работу, не в бизнес, а целиком в жизнь — просто иначе это не работает.

Миф: Круто, я буду успевать сделать кучу дел и ничего не забывать!

В сутках 24 часа, в году 365 дней, а человеческая жизнь имеет пределы. Приходишь к тому, что расставляешь приоритеты, вычленяешь «убийц времени», убираешь придуманные или ненужные дела и встречи.

Миф: Главное — это расписать все задачи, строго разбить встречи по времени и соблюдать график. Жизнь расписана по минутам, можно жить!

Есть большой соблазн забить весь день под завязку. Еще бы, вот я какой молодец, столько дел переделаю! Но люди опаздывают, встречи откладываются, задачи меняют приоритет.

Жесткое планирование работает только в 20-30% случаев. Составляя план на день, лучше находить баланс между гибкими и жестко привязанными ко времени задачами. Обязательно оставлять свободное время в режиме дня и не забивать его больше чем на 60% — обязательно появится что-то неучтенное, а времени-то ты и не выделил.

Миф: Раз задача записана в план, я ее точно выполню

Всегда найдется дело или задача или встреча, которую захочется отложить, перенести и забыть. Принимаешь это как факт, не испытывая никакого чувства вины.



Миф: сейчас я куплю себе самый навороченный ежедневник и буду все-все туда записывать

Никто, кроме вас, не знает, какой способ ведения дел будет самым удобным, простым и результативным. Есть такие интересные и полезные вещи как наблюдения, впечатления, идеи — это не зафиксировать в обычном ежедневнике.

Я внедрял конкретную методику, описанную в книге по тайм-менеджменту, и сначала жил с онлайн-календарем, потом с электронными таблицами, потом с бумажным ежедневником. Пришел в итоге к лично меня устраивающей связке «Эксчейндж + Аутлук + смартфон». Да, весь этот процесс занял почти 3 месяца, но результат того стоил.

Миф: главное — записать задачу в ежедневник и сразу определить, когда она должна быть решена

Так в ежедневнике появляется масса ненужных задач. Кроме этого, помимо задач часто в голову приходят идеи, вдруг вспоминаются позабытые обещания или дела, а ежедневника под рукой нет или неудобно записать. Для меня было открытием то, как в таких ситуациях выручает диктофон. Едешь в авто, пришла мысль — записал на телефон, прослушал, и, если нужно, перенес в ежедневник.

Миф: написал задачу «сесть на диету», что-то не получается выполнить, тайм-менеджмент не работает

Формулировка и постановка задач — само по себе то еще занятие. Насколько абстрактно поставите задачу, настолько ваш мозг не сможет понять, чего от него хотят.

Тренируйтесь формулировать не «отдать отчет для Иван Иваныча», а «подготовить для Иван Иваныча отчет о финансовых рисках к 10 августа».

Дальше — больше. Нам тяжело решить объемную задачу, пока мы не разобьем ее на несколько более мелких. Мне удобно сформулировать одну задачу на компьютере, внутри прописать этапы решения, прикинуть нужные ресурсы, поставить сроки, а еще отмечать в процентах, сколько выполнено.

Миф: Тайм-менеджмент поможет мне делать все быстро и в срок

Тайм-менеджмент решает всего одну задачу — тратить время своей жизни на те вещи, которые вам важны. А вот то, что важно для вас, какие ресурсы для этого вам понадобятся, что вам придется изменить в своей жизни — строго индивидуально. Я, например, через призму тайм-менеджмента пришел к осознанному систематическому занятию спортом и выделил важные для себя показатели личной эффективности.

О НЕСИСТЕМНОСТИ И ОЖИДАНИЯХ

Несистемность способна убить все ваши результаты. Это применимо ко всему, начиная от обучения вождению и заканчивая сидением на диете. Хочешь получить хороший результат — выбирай решения, которые превратятся в привычки и станут естественными на протяжении всей жизни.

Ожидания от себя нереалистичны. Либо ты осознаешь, что «лично я смогу сделать этот проект за 18-20 рабочих дней», сделать проект качественно и в срок и получить массу удовольствия от хорошо проделанной работы. Либо ты ставишь себе нереальные, выдуманные условия и «паришься» — «я прикинул, что сделаю этот проект за 10 дней, уже прошло 15, а мне еще нужно минимум 5 для завершения», и делаешь этот проект за те же 20 дней, но с чувством неполноценности и разгильдяйства.

О КУРЕНИИ

Вопрос с курением решается очень просто с того момента, когда ты себе признаешься, что это ничто иное как узаконенный государством наркотик.

Петр Всехорошо: опасность напоминалок

Петр недавно получает рассылку и решил перечитать старые выпуски. Вот что он пишет в ответ на призыв поделиться своей историей тайм-менеджмента. Текст в моей редакции.

С ЧЕГО НАЧАЛОСЬ

Мой путь в тайм менеджмент начался в то время, когда я работал менеджером по продажам. Приходилось записывать встречи и дела в блокнот. Обычный блокнот на пружинках. Было достаточно удобно, и вся картина работы была в памяти. Не без минусов, разумеется: если блокнот не с собой, память должна была выручать.



Далее карьера складывалась в сторону технического директора (организация документооборота, контроль процента брака и много еще всего). Опять же, я пользовался блокнотом. Все было под контролем.

Появился «Айфон», а с ним приложения для тайм-менеджмента. Все дела перешли в «цифру». Но все равно все было под контролем.

ОПАСНОСТЬ НАПОМИНАЛОК

Чуть позднее жизнь закинула меня в интернет — я стал менеджером проекта интернет-магазина. Тогда я познакомился с Мегапланом. Вы еще не были так раскручены, и мобильной версии не было, но уже имели прекраснейшую поддержку и много всего хорошего. Жаль, но тогдашнее руководство отказалось использовать решения Мегаплана, да и вообще задачники, но это другая история. Справедливости ради — это не привело ни к чему хорошему. Свои же дела я вел в приложении на «Айфоне».

Стоит отметить, что на этом этапе началась развиваться проблема. С переносом все в цифру я допустил серьезную ошибку, «отпустив дела из головы». Я не держал дела (не только рабочие) в голове. Все в задачники. Начал активно пользоваться напоминалками. И сам не заметил, как моя память на дела ухудшилась настолько сильно, что это стало серьезной проблемой. Я стал забывать все.

Сначала я начал грешить на сервисы. Было много приложений и сервисов, но ситуация не изменилась.

ВОЗВРАЩЕНИЕ КОНТРОЛЯ

Позднее я понял проблему. Но все равно продолжал использовать онлайновые сервисы. Напоминалки ставились уже на такие события, что мне стыдно сказать, насколько я все отпустил.

Время шло, я работал над памятью. Но никак не мог вернуть это «под контролем». Я полностью отказался от напоминаний, остались только «через полгода сделать #мелочь#».

Сейчас я вернулся к блокноту, добавил к нему онлайновый электронный сервис, который является защитой от потери блокнота.

Постановка задач не занимает много времени. И теперь я планирую все дела сначала в голове. Далее накидываю в ней же примерный план на неделю, на вторую, иногда есть представление рабочих задач на месяц вперед (само собой, речь идет о средних задачах и мелких, крупные получается планировать намного дальше).

Марина М.: Когда мне хочется, я все успеваю

Мне нравится внимание Марины к собственным интересам и желаниям. Классная мысль: если дело вызывает стресс и скуку, возможно, ты занимаешься не тем.

Текст в моей редакции, оригинал в ЖЖ Марины.

Тайм-менеджмент не работает

Какое-то время назад у меня были попытки внедрить технологии по управлению временем, описанные в разных популярных книжках на эту тему. Как можно догадаться из предисловия, попытки оказались не удачными.

Начала разбираться в причинах и выяснила, что когда мне хочется, я все успеваю. Меня даже иногда спрашивают: «И как это ты все успеваешь?». Мне самой стало интересно найти это «Как?».



Ответ на этот вопрос оказался элементарным: если мне что-то действительно интересно или я знаю, зачем я это делаю, я успеваю все и даже больше. На самом деле, в эти периоды мне даже в голову не приходит, что хорошо бы внедрить какую-нибудь новомодную технику по управлению временем.

А вот если есть что-то, что мне не нравится, надоело и скучно, и я вместо того, чтобы выкинуть эти задачи из жизни, начинаю заставлять себя ими заниматься, тут и возникает проблема со стрессом, перегрузкой и нехваткой времени. То есть появляются проблемы, которые лечатся внедрением тайм-менеджмента.

Значит, у меня получается управлять своим временем, когда задачи интересны, а перспективы ясны. И наоборот: если задача надоела или мне самой не нужна, то временем управлять не получается (такие задачи я систематически откладываю).

Раньше я переживала, что отложенные неинтересные задачи не сделаны. А потом приняла, что если задача по субъективным причинам была отложена 2-3 раза подряд, то это вопрос не тайм-менеджмента, а сигнал к выяснению, нужно ли выполнять эту задачу в принципе.

Поэтому в моем случае следует разбираться не с тайм-менеджментом, а с целеполаганием, и с тем, как текущие задачи связаны с целями.

Сергей Гурицкий: Ноль задач на сегодня

Сергей пользуется Мегапланом с ноября 2011 года. Главная проблема, по его словам, в том, что у сотрудников накапливаются просроченные задачи, как снежный ком. Он прислал рекомендации, как бороться с этой проблемой.

1. Задачи — закрываем! Цель ведения любой задачи в Мегаплане — не поддержание ее актуальной (зеленой, непросроченной), а ее закрытие. Об этом, несмотря на очевидность, со временем начинают забывать.

2. Ноль задач на сегодня. Цель к концу рабочего дня — сделать все дела, которые были на сегодня. Оставить пустой список. Только в этом случае можно с удовлетворением и легкой усталостью направиться домой. Какие мы молодцы!

Если же в конце дня осталось 12 задач (Пока-то они фактически не просрочены, да?..) — дорогой, а чем ты занимался весь день? Это основная проблема, из-за которой начинает копиться снежный ком из просроченных задач. Приходишь на следующий день, чтобы заняться теми делами, которые запланированы на этот день. А у тебя пачка красных задач — уже!

Не успел? Не планируй в следующий раз так много. Знай свои силы: чай, не первый день живешь. Относись реально к планированию рабочего дня (об этом подробнее в отдельном пункте рекомендаций).

3. Сначала долги, а лучше без них. Старт рабочего дня. Если все же вчера не обнулил количество задач, не приступаем к делам на сегодня, пока не закроем вчерашние. Причины могут быть разные — все уехали домой, на встречу, в ресторан, людей не было на месте. Но только такого рода причины — а не просто «не успел».

4. Трезвая оценка своих сил. Когда на сегодня на повестке 30 задач (утрирую, но смыл, думаю, понятен), возникает вопрос: «Дорогой, а о чем ты думал, планируя этот день?» Пойми свою дневную производительность: сколько дел в среднем ты можешь выполнить в течение рабочего дня. И при оперировании дедлайном обращай внимание, сколько задач на этот день уже поставлено. Это сложно? Нет!

5. Нет ничего более гадкого, чем «Завтра». Нужно всегда держать в голове это при планировании задач и смене дедлайна. Попробуй решить задачу до конца сегодня. Или, может, лучше посмотреть другой день, когда у тебя меньше задач? «Завтраки» — основная причина «снежного кома». Подумать хорошенько, прежде чем перенести задачу именно на завтра.

6. Не моя задача же! Если вы считаете, что как бы ни хотели помочь с решением задачи, вы не будете здесь полезны — не молчим. Заявляем об этом. Прямым текстом: давайте пересмотрим ответственного по задаче, по такой-то причине. Это не будет выглядеть как желание сбросить с себя задачу. Это будет выглядеть как шаг в сторону ее решения.

7. Задача на паузу. Есть ситуации, когда очевидно, что неактуальную задачу закрывать нельзя, но понятия о сроках (когда она станет актуальной) нет никаких. Чтобы не тыкать пальцем в небо, используем функцию «На паузу». В задаче есть такая кнопка. А в левой колонке есть отдельный раздел для таких задач.



СПАСИБО ВАМ!

Благодарю читателей (рассылки «Мегаплан» - прим. ред.) за их рассказы. Личный опыт часто оказывается гораздо ценнее, чем умные книги американских писателей.

Особенно мне нравится мысль о том, что если вам нужен тайм-менеджмент (слишком много задач, которые вам не хочется решать), значит, что-то не так с целеполаганием. Это очень восточная идея: искать гармонию с миром и с собой. Я тоже пытаюсь нащупать этот баланс.

Присылайте свой опыт использования Мегаплана: я по-прежнему собираю материал для рассылки на тему «Почему не удалось внедрить Мегаплан и что с этим делать». Также продолжаю собирать материал от психологов на тему гнева на работе и в жизни. Стараюсь отвечать всем: .

Сегодня в Москве наконец-то не слишком холодно. Как ваше лето?

p.s. Все выпуски рассылки Мегаплана читайте здесь и рекомендуйте друзьям.