Правила деловой переписки

Фота с сайта sunhome.ru

Фота с сайта sunhome.ru

Электронная почта прочно вошла в нашу жизнь. Деловые и личные вопросы частенько решаются посредством электронной переписки.

Получив письмо по почте или в социальной сети обязательно подтвердите, что вы его получили и что ознакомились с содержимым. Хотя бы короткой фразой «ок, хорошо». Большого количества времени это не займёт. Зато ваш собеседник будет знать, что вы прочитали его письмо и в курсе самых свежих событий.

А ты, бывает, пишешь письмо – а на обратной стороне тишина. И непонятно, надо ли позвонить и дополнительно обозначить вопрос или проблема. Иногда бывает, что электронная почта не доходит до адресата или письмо может затеряться в спаме. Поэтому правилом хорошего тона является подтверждение писем.

Хорошо также следить за полем «тема» в письме и следить за актуальностью этой темы. И оптимально, когда тема письма соответствует содержимому и когда в одном письме рассматривается только одна тема. Письмо по широкому кругу вопросов – это неудобно считает Глеб Архангельский.

Логично называйте свои письма и тогда вам будет легко достать нужную переписку из своего архива. Если вам пришло письмо с поручением, то следует уточнять сроки исполнения.

Фишка. Если вы не успеваете в заданный срок, то лучше заранее об этом оповестить, чем если это вскроется в самый последний день, когда уже, по сути, будет поздняк метаться.

Важный совет – сохраняйте входящую и исходящую переписку. Всю. Мне неоднократно помогала личная переписка, которой уже далеко не один год. Реквизиты банка, которые я слал 4 года назад неожиданно срочно потребовались, и я легко их нашёл при помощи сохранённой исходящей корреспонденции. Многие документы и файлы также хранятся на почте и особо не мешают.

В конце письма можно настроить чтобы автоматически вставлялись ваши реквизиты. Телефон, скайп, адрес сайта или странички вконтакте. Это вполне может облегчить коммуникацию с незнакомыми людьми.

Что касается прочих правил деловой переписки, то здесь всё условно. Выбирайте обращения на «ты» или «вы» соответственно вашим отношениям с получателем письма. С незнакомыми людьми хорошо на «Вы», с друзьями на «ты». Другу хорошо написать «Привет, Пока». А вот кому-то по работе больше подойдёт приветствие «Доброго времени суток» или «С уважением, такой-то такой-то».

Если письмо касается большой группы лиц, то удобно рассылать копии всем заинтересованным сторонам. Так можно вести весьма эффективную групповую переписку. Мы такое практиковали, когда я занимался сайтом mybiz.ru.
Смотрите папочку «СПАМ». Туда иногда случайно попадают нужные письма.