Правила и особенности организации деловой поездки

В сфере делового туризма, который считается перспективной и доходной отраслью туризма, огромная роль отводится организации деловых поездок. Они считаются неотъемлемой частью бизнеса, так как целью командировок является налаживание связей с партнерами, заключение выводных контрактов, а также поиск новых рынков сбыта, поставщиков и клиентов. Деловой туризм строится на взаимоотношениях между организаторами деловых поездок и туристами, в роли которых выступают рядовые сотрудники и руководители компаний. Как правило, организацией деловых поездок занимается секретарь директора компании, но лучше всего доверить это дело настоящему профессионалу.

Что входит в организацию деловой поездки?

Прежде всего, необходимо отметить, что командировка должна полностью оплачиваться руководством предприятия, то есть на поездку выделяют денежные средства из общего бюджета компании. По этой причине важно правильно организовать деловую поездку, чтобы расходы не превысили допустимые нормы, так как в этом случае компании не избежать материальных проблем. Планированием командировок следует заниматься с учетом трэвел политики, разработку которой можно доверить специалистам компании Аэроклуб, предоставляющей свои услуги в сфере делового туризма. Она занимается управлением и организацией деловых поездок, а также разрабатывает наилучшие стратегии по оптимизации трэвел расходов, предлагает уникальную систему бронирования и мобильное приложение для Business Travel.

Благодаря правильно созданной трэвел политике компания может сэкономить до 20 процентов годового бюджета, который выделяется на командировки. В результате снижаются общие расходы компании и сокращаются временные затраты ее сотрудников, связанных с организацией различных поездок. Подготовка и организация командировки включает в себя такие этапы:

• заказ авиа или ж/д билетов;
• бронирование гостиничного номера;
• трасфер;
• аренда такси и прочее.

Степень и сложность подготовительного процесса деловой поездки напрямую зависит от ее основной цели. Это может быть однодневная поездка в другой город, важная конференция, повышение квалификации сотрудника, посещение выставки, подписание контракта с иностранными партнерами и так далее. Независимо от длительности поездки, ей нужно уделить должное внимание. Любая командировка включает в себя расходы на:

• дорогу (перелет или переезд);
• проживание (гостиничный номер или суточная аренда квартиры);
• питание;
• перемещение внутри города.

Преимущества организации деловой поездки от специалистов

Неопытному человеку сложно правильно и экономно организовать поездку в другой город или страну. Для этого нужно знать лучшие авиакомпании, несколько надежных туроператоров, наиболее дешевые или наоборот высококлассные гостиницы многих стран и городов. Профессиональный организатор деловых поездок сможет подобрать для вас самый подходящий бизнес-тур с учетом суммы, которую компания выделила на поездку. При этом важно понимать, что организация командировки для рядового сотрудника компании во многом отличается от бизнес-поездки руководителя, который должен лететь самолетом бизнес-класса или же ехать на поезде в купе.

Деловая поездка за границу

Если сотруднику или руководителю компании нужно отправиться в командировку за пределы страны, то в этом случае оформляется виза, для чего собираются документы, запрашиваемые посольством страны. Виза бывает двух видов:

• деловая;
• туристическая.

Получить деловую визу намного сложнее и хлопотнее, чем туристическую, для оформления которой нужно всего лишь запросить визовую поддержку от администрации отеля, где будет останавливаться сотрудник или руководитель компании.