Проведение деловых совещаний. Как проводить совещания

Совещания - неотъемлемая часть нашей работы. Тот, кто работает в коллективе численностью больше одного человека, тот знает насколько это утомительное занятие. Расскажу свой сегодняшний пример из практики. Совещание было назначено на 10 часов утра. Но так как я а) сова б) смотрел вчера до ночи игры престолов - то встал я с большим трудом и позавтракать не успел. Не выпил кофе и даже не съел печение.

Подумаешь, не съел печенье. Но на практике это означает, что в крови пониженный уровень глюкозы. Вот и представьте, голодный человек, который толком не выспался. Первое время я пытался удержать свое внимание на ходе совещания, но из-за того, что совещание растянулось почти на два часа, к концу второго часа я уже утратил всякий интерес к происходящему и единственная идея, которая меня посещала - это переписываться с друзьями вконтакте и поскорее свалить в столовую. И это не потому, что я безответственный и меня не интересовала судьба моих дипломников, о которых и шла речь на собрании. Просто это объективная реальность - людям очень сложно фокусировать свое внимание на одном объекте больше 5-7 минут. Это нормально. Концентрация внимания требует большого количества энергии и трудозатрат от нашего мозга.

Поэтому проведение деловых совещаний должно быть:
- динамичным;
- активным;
- с болшим количеством наглядного материала;

В этом смысле на человека, проводящего совещание ложится большая ответственность. Если он затянет совещания, то слушатели потеряют нить. Поэтому если ваше совещание растянется на долгое время, будьте готовы сделать кофе-брейк. Иначе на втором или третьем часу

КАК ПРОВОДИТЬ СОВЕЩАНИЯ

Приглашайте на совещание только тех, кого непосредственно касаются обсуждаемые вопросы. Помните, что двухчасовое совещание в 20 сотрудниками - это 40 человекочасов. Практически одна полная рабочая неделя одного из ваших сотрудников. Как вы думаете много всего можно сделать за одну полную рабочую неделю? Я считаю, что это просто огромное потери человеко-часов. Я за рабочую неделю делаю не меньше 35 статей. Если перемножить на рыночную стоимость, то это выходит пордка 35 тысяч рублей. Вот приблизительная цена одного совещания для среднего размера коллектива. Итак, совещания должны быть короткими по времени. Желательно наличие кофе и чего-нибудь сладкого для того, чтобы мозг хорошо работал. Также неплохо проводить совещания в непринужденной обстановке за отдыхом - в боулинге, в кафе, за рулем в дороге и так далее. Я бы еще рекомендовал бы подумать о проведении совещаний и собраний на ногах на улице. Особенно если речь идет о летнем времени года.

Еще одна идея -это проведений совещаний через скайп, вконтакте, используя современные средства связи. Часто на собрании вовсе не требуется столько много людей. Иногда рабочие вопросы касаются только двух-трех людей.

А как проводите совещания вы? Есть ли от них польза?