Пять принципов разработки системы управления документами

В свое время я работал программистом. И одна из задач, которыми я занимался была разработка программы для управления документами в университете. Изначально предполагалось, что это будет программа для обмена сообщениями между подразделениями университета. Но позже требования усложнялись и со временем я написал очень серьезную программу по обмену документацией в рамках университета. У меня был очень умный руководитель. Он выделил пять принципов, которыми нужно руководствоваться при разработке архитектуры и реализации подобных систем управления документами.

Итак, при разработке СУД требуется придерживаться ряда важных принципов:

1. База данных системы должна быть максимально хорошо спроектирована. Это необходимо как с точки зрения дальнейшего расширения программного продукта, так и с точки зрения обеспечения целостности данных. Так, хорошо продуманная база данных позволит адаптировать СУД для других предприятий. Кроме того БД служит основой как построения web-интерфейса, так и для реализации приложений-клиентов.

2. Обеспечение физической безопасности данных. База данных должна архивироваться по меньшей мере ежедневно. Крайне желательно, чтобы архив располагался физически на другом носителе и находился в другом здании. Сравнительно недавно сгорел крупный дата-центр на Украине (hosting.ua). У них бэкапы лежали в тех же самых посещениях, что и основные данные. В итоге, пожар уничтожил безвозвратно огромное количество интернет-проектов.

3. Разграничение прав доступа. Безопасноть конфиденциальных данных должна быть максимальной. Для этого в системах управления документами реализуются система управления правами пользователя. Например, первая версия системы управления документами академии была без системы разграничения прав доступа, что было не очень хорошо. Даже с точки зрения удобства пользователя, ректору вовсе не обязательно видеть абослютно все документы, которые проходят через СЭД . Также как и преподавателям не обязательно знать, чем занимается ректор, какие документы он выставляет и так далее.

4. Интерфейс может быть разным. Это может быть удалённый рабочий стол, клиентская программа или web-интерфейс. Какое решение лучше выбрать – зависит от конкретной системы. К примеру, информационная система моего вуза, в основном, функионировала через удалённый рабочий стол. Но в настоящий момент более актуален web-интерфейс и мобильные приложения.

5. При разработке системы электронного документооборота (СЭД) требуется система подтверждения подлинности документа. Связку логин-пароль к документообороту дополняют электронной цифровой подписью.