Разработка собственной системы электронного документооборота: плюсы и минусы

Пока я учился в университете, я подрабатывал в качестве программиста в разных организациях, в том числе и на собственной кафедре. Одной из задач, которой я занимался - это разработка уникальной системы электронного документооборота (СЭД) для академии. Изначально предполагалось, что эта программа будет представлять собой что-то вроде внутреннего почтового клиента, потом меня попросили добавить возможность прикреплять к текстовым сообщениям электронные документы. И в конце концов мы на кафедре пришли к идее, что нужно сделать уникальную систему электронного документооборота.

Этой разарботкой я занимался около двух лет. Было создано две полноценных версии данного приложения. Причем первая версия электронного документооборота действительно была внедрена и успешно проработала несколько лет.

Информационная система вуза работала на базе MS SQL Server, а клиентская часть была написана на Delphi. В какой-то момент данное приложение очень здорово упростило взаимодействие подразделений вуза, в котором работало порядка 1000 сотрудников и действовали десятки подразделений. Единая база документов позволяла централизовано работать с документами.

Считается, что автоматизация документооборота - сложная задача. Дело в том, что прежде чем внедрять подобную систему, нужно навести порядок в бизнес-процессах и понять какие именно документы и куда должны двигаться и что с ними должно происходить. Например, когда мы делали систему документооборота для университета, мы разрабатывали возможность отправки документов и контроля их исполнения. Это были своего рода электронные поручения, после исполнения которых исполнитель должен был оставить соответствующую отметку в программе. Однако если обмен документами и сообщениями прижился, то отправка и контроль поручений не нашли понимания среди пользователей.

В настоящий момент прежде чем разрабатывать что-то похожее на документооборот, я бы рекомендовал бы ознакомиться с уже существующими на рынке разработками. Например, для обмена поручениями и контроля исполнений появились такие веб-сервисы, как «Мегаплан». Для небольших организаций может быть вполне достаточно возможностей DropBox. Для университетов имеются специализированные системы документооборота. В частности, в нашем вузе через какое-то время после того, как я уволился, стали внедрять систему, которая называлась NauDoc - это система документооборота, которая специальна заточена для работу в вузах. Далее я уже не следил за тем, насколько успешно внедрялась новая система, но очевидно, что внедрение коммерческой системы такой как, к примеру, Мегаплан обойдется значительно дешевле, чем разработка собственной системы электронного документооборота. И хотя у нас программистов заработная плата не была особо высокой, но разработчиков которые занимались этой системой было как минимум двое. Плюс шли затраты на сервер и его администрирование. А когда ты берешь облачный сервис вроед «Мегаплана», «Google Docs» или «DropBox» то ты получаешь решение здесь и сейчас и у тебя не болит голова об администрировании.

Разработка своей СЭД имеет смысл только если у вас какие-то особые требования к программе, а организация достаточно крупная, чтобы позволить себе такие траты. Но в общем случае лучше обратить внимание на готовые решения. И дело не только в экономии денег, но и экономии времени. Разработка сложного приложения неизбежно требует достаточного количества времени. К примеру, когда я занимался проработкой второй версии системы электронного документооборота, так сложилось, что я взял эту разработку в качестве своего дипломного проекта. Разумеется, сроки горели и в итоге приложение вышло настолько сырым и непродуманным (хотя и со многими интересными фишками), что в итоге эту разработку так и не удалось внедрить.