Системы электронного управления документами

С ростом количества пересылаемой информации на электронных носителях, возникла потребность в специальных системах, которые позволяют организовать, струтктировать большие массивы информации. Эта задача особенно актуальна для крупных предприятий.

Массивы ежедневно передаваемой информации очень велики, поэтому требуется специальное программное обеспечение для хранения, обработки, передачи информации.

Кроме того, постепенно назревает необходимость в переходе бумажного документооборота в электронный вид. Это позволит экономить массу времени, т.к. скорость движения физического документа и скорость перемещения его электронного аналога – не сопоставимы.

Перед современными системами управления документами ставятся задачи:
• Централизованное хранение и обработка данных на сервере;
• Совместная работа пользователей с общими данными;
• Снижение операционных издержек на ведение бумажной документации, её доставку адресату, обработку и хранение (эти затраты очень существенны даже в Западной Европе и США);
• Оптимизация маршрутов документов. Часто бумажный носитель следует по извилистому и очень длинному пути, а маршрут не всегда предсказуем;
• Иногда бумажные документы нужно разослать в несколько подразделений. При этом часть копий иногда теряется. Это приводит к замедлению работы организации;
В целом, переход на специализированные системы управления электронными данными повышает эффективность большинства бизнес-процессов.
Системы управления документами на западе разрабатываются уже более 20 лет, а в России это направление активно начало активно разрабатываться/внедряться только последние 5-7 лет.

Таким образом, для того, чтобы электронный документооборот снизил издержки и повысил управляемость компании, нужны специальные программы – системы электронного документооборота или системы управления документами. Это общепринятые понятия и часто обозначаются как СУД и СЭД.

Отличие СУД от обычных программ электронного документооборота заключается в том, что в системе управления документами есть настраиваемый маршрутизатор путей движения документов. Так называемый WorkFlow. Именно наличие этой возможности отличает СУД от обычного почтового клиента. К примеру, MS Outlook Express по всем формальным признакам – типичная система электронного документооборота. Она позволяет доставлять почту от одного работника до другого. Но пользователь почтового клиента должен сам решать, в какое подразделение нужно отправить тот или иной документ. В то время как в СУД уже заранее прописано, в какие отделы какие документы и каким образом нужно отправлять.

Есть разные подходы к внедрению СУД на предприятиях. Можно просто перенести существующие маршруты движения документов в электронную форму, тем самым не нарушая сложившуюся культуру работы с документацией на крупном предприятии. При этом, с одной стороны, повышается скорость работы с документами, снижаются издержки, с другой стороны, отлаженная годами технология работы с документами остаётся в неизменном виде. Иногда, в процессе переноса документооборота на электронную основу обнаруживается, что часть документов теряют смысл.

С другой стороны, можно придумать новые маршрутные карты и внедрить их на предприятии. Такой подход в большей степени приемлем для небольших фирм или для вновьсоздаваемых предприятий.

Перед внедрением СЭД/СУД, рекомендуется проанализировать то, насколько эффективен бумажный документооборот. Возможно, перед началом автоматизации следует пригласить специалистов по управлению, чтобы выявить слабые точки.

Помимо настройки маршрутизации движения документов, ещё одной отличительной чертой СУД является то, что все данные хранятся централизованно. СУД позволяет каждому сотруднику видеть последнюю версию документа, со всеми внесёнными по всей цепочке изменениями. При этом, все изменения фиксируются и существует возможность просмотреть все предыдущие изменения. В системе фиксируется кто и когда произвёл то или иное изменение.

Работа в режиме реального времени позволяет отслеживать то, какое звено цепи, какой отдел тормозит дальнейшее прохождение документа. Читайте также про классификацию систем электронного документооборота