Специалист по закупкам (экономист по материально-техническому снабжению, buyer)

Фотография: сайт sunhome.ru

Фотография: сайт sunhome.ru

Логист, экономист по материально-техническому снабжению (обеспечению), buyer, специалист по закупкам – когда речь идет о данной профессии, все эти названия могут использоваться, как синонимы. На самом деле логисты – это люди с другими обязанностями, а вот остальные три названия описывают приблизительно одно и то же.

Специалисты по закупкам покупают строительные материалы, технику, медицинские препараты, сельскохозяйственную продукцию, лесоматериалы, одежду, пищевые продукты, алкоголь и практически все другое, в чем только может нуждаться предприятие. Конкретные обязанности разнятся от фирмы к фирме, но в основном «снабженцы» должны делать следующее:

• искать поставщиков и заключать с ними договора;
• следить за количеством товара и вовремя закупать новые партии;
• вести документацию – готовить накладную, счет-фактуру, другие документы;
• контролировать платежи поставщикам;
• готовить отчеты для руководства;
• уметь работать с компьютером – в Microsoft Excel, Word, Outlook и в других программах.


В зависимости от того, насколько крупная (а также международная или нет, занимается продуктами, техникой или чем-то еще) компания, у нее может быть собственная компьютерная программа для всех или части этих действий, и тогда к специалисту возникает еще одно требование – он должен научится с этой программой работать.

В последние годы особенно часто встречается такое требование, как знание английского языка. В большинстве случаев человек, желающий получить работу специалиста по закупкам, должен знать английский, иногда немецкий, а иногда – оба этих языка. Впрочем, на практике часто оказывается, что это требование написали в обявлении «для солидности», а на самом деле готовы взять на работу и так.

Специалист по закупкам в крупной международной компании

Зарубежные компании, которые работают в России, отличаются от российских, причем иногда очень сильно, в том, как они относятся к сотрудникам и поставщикам. Здесь действительно необходимо знать иностранный язык, уметь обращаться с компьютером и желательно – с офисной аппаратурой наподобие копировального аппарата, сканера и факса (но если человек не умеет, то рядом обычно найдется кто-нибудь, готовый научить).

Испытательный срок одновременно и период обучения – за это время нового сотрудника научат работать в нужной программе, досконально объяснят его обязанности и то, как справляться с самыми распространенными проблемами и избегать ошибок. По окончании испытательного периода, если обе стороны довольны друг другом, подписывается новый контракт (здесь нужно быть внимательным – многие фирмы сначала подписывают контракт на время испытательного срока, потом должен быть подписан новый). В крупных компаниях много бюрократизма, но в отличие от государственных служб, документы, соглашения, разрешения существуют и создаются в основном в виде электронных писем.

В обязанности специалиста по закупке может входить:

• слежение за тем, сколько материала (радиодеталей, строительных материалов и так далее) находится на складе;
• закупка новых партий – причем определять, сколько именно нужно купить и когда, должен сам специалист либо для него это делает програмное обеспечение компании;
• подготовка различных отчетов для руководства;
• поиск новых поставщиков, «выбивание» скидок с уже работающих;
• бухгалтерия (проследить, заплатили поставщику или нет, сколько, и когда);
• улаживание разных конфликтов с поставщиками («своя» фирма задержала деньги за товар, поставщик больше не продает в кредит, или товара нет, а он нужен срочно).

Часто специалист по закупке и логист совмещается в одном человеке – нужно не только найти и купить, но еще и доставить: выбрать вид транспорта, самого лучшего перевозчика, договориться с ним и следить за тем, чтобы все вовремя выехало и приехало.

Для того, чтобы все это делать успешно, мало знать иностранный язык и уметь пользоваться ПК – еще нужно много знать о том товаре, который покупается: как он выглядит, какого он размера, веса, насколько хрупкий, можно ли его перевозить по морю (некоторые микросхемы, к примеру, нельзя). Нужно знать или уметь найти информацию о том, что влияет на цену перевозки (а на нее влияет вес товара и его размер, но есть множество нюансов, не говоря уже о том, что некоторые материалы просто нельзя перевозить тем или иным транспортом), какое время занимает доставка самолетом или кораблем. И самое главное, нужно уметь быстро думать – если появится какая-то проблема, она должна быть решена оперативно (а еще лучше, если она решена до того, как о ней узнает руководство).

Специалист по закупкам должен быть готов работать сверхурочно, строить хорошие отношения с руководством и поставщиками одновременно, и уметь расслабляться – эта работа приносит много стрессов, и с ними надо вовремя справляться.