Тайм-менеджмент для сложных проектов

Многим из нас знакомо состояние аврала. Когда крайний срок сдачи через два дня, но до сих еще ничего даже близко не видно, чтобы было готово. По такой схеме часто работают редакции ежемесячных журналов и еженедельных газет. За день до сдачи никто толком не спит, все работают и сидят на кофеине.

Аналогичная история происходит со студентами, когда они готовят диплом за неделю до сдачи. В то время как на подготовку диплома для них отводилось полгода. Кстати, в этом вина не только студентов, но и их преподавателей, которые начинают выдавать все новые и новые требования где-то за месяц до защиты. И чем ближе к диплому - тем больше требований, о которых никто и не догадывался, когда начинал писать диплом... Однако студенты, как правило, тоже хороши - преступают к реальнойработе над дипломом где-то за три-четыре недели до защиты.

СЛОЖНЫЕ ПРОЕКТЫ НЕ ДЕЛАЮТСЯ «ЗА ДЕНЬ»

Яркий пример сложного проекта, с которым сталкивался каждый - это проведение ремонта. Когда ты планируешь ремонт - можно смело первоначальную смету умножить в два раза, а сроки - в четыре раза. Просто потому, что случаются разные недоразумения. Например, когда мы делали прошлый ремонт, после подъема линолеума пришлось снимать всю стяжку и заливать новую (первоначально это - не планировалось). Просто потому, что оказалось что стяжка пошла трещинами и кое-где отваливалась большими кусками. Также, к примеру, пришлось выравнивать стены, что довольно дорого по работе и материалам (не планировалось) и еще нам пришлось дважды переделывать входную дверь, т.к. первый подрядчик не справился с работой качественно. Поговорка скупой платит дважды актуальна и здесь. Поэтому лучше выбирать лучшие решения на рынке и фирмы с хорошей репутацией. Например, современные металлические двери от Гефест - надежные, экологичные и интересные по дизайну. Также не стоит забывать человечкский фактор, который называется «все косячат». Именно поэтому на ремонт, как и любой другой сложный проект (будь то бизнес или написание дипломной работы) нужно закладывать резервы времени и денег (на случай, если что-то пойдет не так).

ПЛАНОМЕРНАЯ РАБОТА НАМНОГО ЛУЧШЕ АВРАЛА НА ГРАНИ ДЕДЛАЙНОВ

Аврал свойственен менеджерам, которые не умеют сами организовать свое время и время своих сотрудников. Любой провал - в первую очередь будет на совести руководителя, которы допустил оттягивание сроков до самого последнего момента.

Любой аврал связан со стрессом и психоэмоциональными перегрузками, недосыпанием и переработками. В таких условиях долго работать эффективно не получится. Может подвести здоровье (как физическое, так и моральное), а также повышается риск появления самых нелепых ошибок.

Не зря считается, что трудоголизм - это болезнь, а трудоголиков нужно иногда насильно отлучать от работы - отправлять в отпуск и не допускать, чтобы кто-то засиживался в офисе до глубокой ночи. Если кто-то находится на работе по 12 часов в день - это вовсе не означает, что он эффективный сотрудник.

Не говоря уже о том, что когда ты идешь по грани - велик шанс не успеть нормально подготовиться к выступлению, не успеть выполнить работу в срок. А после дедлайна эта работа уже не будет никому нужна, компания может потерять ценного заказчика и перспективы новых проектов. Испортится репутация и далее по списку.

КАК УКЛАДЫВАТЬСЯ В СРОКИ

Итак, чтобы укладываться в сроки, нужно в первую очередь планировать работу с запасом по времени и ресурсам. Причем, запас должен быть существенным. 30-40% и более. Далее, полезно делать некие внутренние искусственный дедлайны, когда все должно быть готово и чтобы потом оставалось достаточно времени на доработки и переделки. Далее - откажитесь от перфекционизма, если чувствуете, что сроки уже подгорают (бывает всякое). Лучше выпустить на 96% готовый проект, чем застрять в маловажных мелочах и не выпустить его в срок.

Также нужно позаботиться, чтобы у твоих сотрудников были все имеющиеся ресурсы для нужных работ. Следующее по списку - это мотивация и контроль. Сотрудников и самого себя нужно периодически контролировать. Разбей работу на этапы и контролируй каждый из этих этапов. Еще один момент - это не только организация всех необходимых работ, но и координация всех участников работ между собой. Когда люди работают «вразнобой», то это приводит к финансовым и другим потерям.