Тайм-менеджмент: опыт читателей Мегаплана

ЗДРАВСТВУЙТЕ!

В предыдущей рассылке (рассылка мегаплана - при. ред) о тайм-менеджменте я попросил читателей написать о своем опыте. Сегодня — самые интересные рассказы.

Александр Гурин: матрица Эйзенхауэра

Александр — региональный директор по продажам компании «Сейфнет». Компания занимается защитой данных и системами монетизации программного обеспечения. Вот что пишет Александр:

«Для своего тайм-менеджмента последних лет 5-6 я использую матрицу Эйзенхауэра с гранями по 10 задач (больше — плохо). Отдельно веду список делегированных задач»

Идея матрицы в том, чтобы правильно определить и разделить все жизненные задачи на 4 группы:


Группа «Важные срочные» в идеале должна быть пуста. Задача в ней — это аврал и внештатная ситуация. Если у вас каждый день аврал, значит, вы делаете что-то не так.

Важные несрочные дела приносят наибольшую отдачу. Это работа над личными и профессиональными проектами, спорт и языки, здоровье, новые клиенты. Уделяя этим задачам достаточно времени, человек профессионально растет и добивается успеха. Это задачи про вас, ваш личный путь и то, что вам важно.

Неважные срочные — это дурные задачи. Они не приближают вас к цели, но вы вынуждены их выполнять. Делегируйте их тем, кто бы записал такие задачи в свои «важные».

Неважные несрочные задачи вообще не делайте. Просто отказывайтесь.

Секрет как раз в том, чтобы правильно оценить каждую входящую задачу, не записывая все подряд в группу «срочные и важные»

• Читать подробнее что такое Матрица Эйзенхауэра

Евгений Агибалов: прогрессивный джипег

Евгений пришел к методу, который дизайнер Артемий Лебедев называет прогрессивным джипегом. Вот что пишет Евгений:

«Меня долго мучила проблема того, что я заканчиваю многие дела в последний момент, сидя ночью в офисе, хотя я знал о задаче заранее. Начиная работу над первыми подзадачами, я подходил к ним чересчур подробно. Я тратил огромное количество времени на планы, сбор информации, чтение статей т. п. Это все было хорошо, однако на саму работу оставалось все меньше времени. И потом случался цейтнот.

Чтобы решить эту проблему, а применил для себя принцип, который используется в разработке ПО. Сначала я делаю за минимальное время альфа-версию. Например, на скорую руку собираю страшную презентацию, силой сдерживая себя от игры со шрифтами, подбора картинок и исправления опечаток. И только когда дойду до последнего слайда, я начинаю заниматься всем вышеперечисленным. Так в любой момент у меня есть результат, и неприоритетные задачи остаются в конце.

• Результат первой итерации никуда не годится, но лучше иметь его сейчас и совершенствовать, чем выдать его в последний час перед дедлайном.

Когда я делаю первую итерацию, я пытаюсь представить, что крайний срок вот-вот наступит. И быстро привожу работу в состояние хотя бы примерной готовности, не отвлекаясь на мелочи. Результат первой итерации никуда не годится, но лучше иметь его сейчас и совершенствовать, чем выдать его в последний час перед дедлайном. Перфекционизм очень опасен, это настоящий убийца времени. Все эстетические изыскания нужно делать в последнюю очередь»

Марина Захарова: 30 минут в день на домашние дела

Марина — руководитель петербуржской сувенирной компании «Особые подарки». Ее метод:

«Каждый день 30 мин я посвящаю домашним хлопотам. В итоге на выходных не нужно будет тратить пол-дня и кучу сил на них же. Cложно планировать, и лень уже в 9-10 вечера этим заниматься, но я включаю таймер на плите и все запланированные дела успеваю сделать, и даже больше!

Второе, из Игоря Манна: когда солнце встает — вам уже пора бежать. Стала раньше вставать в рабочие дни, и в итоге появилось время для спорта перед работой. Главное — не позволять себе лениться»

• Когда солнце встает — вам уже пора бежать

Фрэнк Шмидт: что сделано за час

«Производительность моя сильно упала, и было ощущение бесполезности моей деятельности. Вспомнив про один прием, когда в конце дня выписываешь что-то, чего достиг за день, я попробовал это немного изменить.

Я начал выписывать в табличку в конце каждого часа результат работы за прошедший час. Сначала было нечего писать. Затем кое-как набрал одно предложение, после пустые строчки в таблице подгоняли работать еще быстрее. К концу недели в строчке каждого часа уже помещалось по три завершенных дела. В течение тестовой недели выявилось, что объем работ, выполненный мной при таком подходе, раньше был бы растянут на три недели.

И второе — через дня три-четыре наступило состояние, когда вообще не хочется работать. Один выходной снова возвращает силы. Сейчас роль таблицы снова взяла на себя совесть, как когда-то в детстве»

Наталья Королёва: всё и сразу

Наталья — стратег в пиар-агентстве «Экшн глобал коммюникейшнс». Родом из Саранска, живет в Порвоо, воспитывает дочь.



Вот что она пишет:

«За последние 2 года я: переехала с дочкой в другую страну, закончила колледж на английском, получила права, купила машину, выучила элементарный финский, работала как маркетинг-менеджер в соцмедиа, сдала экзамены в магистратуру.

Самое полезное — это списки. Всё заношу в списки, постоянно их просматриваю и вычеркиваю, что сделала. Если что-то внезапно вспомнила — вношу в список.

Не парюсь, если во время сдачи двух больших проектов и параллельной сессии не успеваю пару дней помыть посуду. Посуда не убежит, едим из чистого или дочка моет. И вообще, в списке приоритетов в период самого сенокоса домашние дела на последнем месте.

Нахожу время на друзей и дочку, даже если потом порой приходится сидеть и ночью работать, а утром идти на учебу.

1-3 раза в неделю — сауна, и пусть весь мир подождет.

Раз в неделю — пиво или вино (немного, для вкуса). Если нет гостей, пью за хорошей книгой или фильмом. Радуюсь.

В самый сенокос стараюсь выделять вечер пятницы и утро субботы на отдых. После обеда в субботу сажусь работать дальше.

Спортзал 2-3 раза в неделю дает выносливость в работе и снимает боли в спине от сидячей работы и нервного напряжения. Если совсем некогда — йога или „Пять тибетских жемчужин“ дома на полу.



Если уже вечером умираю, а утром заказчик ждет презентацию или документ: ложусь спать на кратное полутора часам время (3 или 4,5). встаю в 3-5-6 утра и отправляю все до начала рабочего дня.

Мой цикл сна — четко полтора часа, за это время я уже отдохнувшая»

Сергей Ширшов: Кастанеда

Сергей — директор Академии онлайн-коммуникаций. Его рассказ:

«В последнее время общаюсь с руководством Hungry Boys, Grape, Creative People и другими лидерами рынка в моем направлении бизнеса. Спрашиваю сначала у всех: «Как семья?» У всех обычно дети. Потом спрашиваю: «Сколько удается потратить времени на семью?» И получается, что у всех лидеров только работа.

У меня у самого родился второй ребенок, ему меньше года. Остро встает вопрос, как перераспределить приоритеты.

Из последнего, что помогает:

1) Жесткое нормирование рабочего дня.

2) Кем-то пересказанные слова Карлоса Кастанеды:

Первым принципом искусства сталкинга является то, что воин сам выбирает место для битвы. Воин никогда не вступает в битву, не зная окружающей обстановки.

Отбрасывать все лишнее — второй принцип искусства сталкинга. Воин ничего не усложняет. Он нацелен на то, чтобы быть простым.

Всю имеющуюся в его распоряжении сосредоточенность он применяет к решению вопроса о том, вступать или не вступать в битву, так как каждая битва является для него сражением за свою жизнь — это третий принцип искусства сталкинга. Воин должен быть готовым и испытывать желание провести свою последнюю схватку здесь и сейчас. Однако он не делает это беспорядочно.

Воин расслабляется, отходит от самого себя, ничего не боится. Только тогда силы, которые ведут человеческие существа, откроют воину дорогу и помогут ему. Это и есть четвертый принцип искусства сталкинга.

Встречаясь с неожиданным и непонятным и не зная, что с этим делать, воин на какое-то время отступает, позволяя своим мыслям бродить бесцельно. Воин занимается чем-то другим. Тут годится все, что угодно. Это пятый принцип искусства сталкинга.

Шестой принцип искусства сталкинга: воин сжимает время, даже мгновения идут в счет. В битве за собственную жизнь секунда — это вечность, которая может решить исход сражения. Воин нацелен на успех, поэтому он экономит время, не теряя ни мгновения.

Чтобы применять седьмой принцип искусства сталкинга, необходимо использовать все остальные принципы, так как он сводит воедино предыдущие шесть: сталкер никогда не выдвигает себя на первое место. Он всегда выглядывает из-за сцены»

• Всю имеющуюся в его распоряжении сосредоточенность он применяет к решению вопроса о том, вступать или не вступать в битву

Станислав Гребенюков: польза не зависит от усталости

«В свое время я перечитал немало книг по этому вопросу. Особенно понравилась книга Томаса Лимончелли „Тайм-менеджмент для системных администраторов“.



Понимаю, что книга выглядит специализированной, но именно она дала лучшее понимание сути проблемы.

Вообще, за много лет я понял, что тайм-менеджмент — не умение расставлять свои дела в нужном порядке. На стратегическом уровне — это умение делать сложные дела простыми, а не очень нужные просто устранять из жизни. У меня ушло чуть меньше пяти лет, чтобы почувствовать результат.

Главный принцип я услышал от одного своего университетского преподавателя. Звучит просто, но принцип очень важный. Он говорил: „То, какую пользу ты принес или получил, никак не связано с тем, насколько ты от этого устал“. Важный вывод состоит в том, что не нужно работать до изнеможения, чтобы быть эффективным.

В итоге я планировал жизнь и работу так, чтобы исключить задачи, не приносящие много пользы»

• То, какую пользу ты принес, никак не связано с тем, насколько ты от этого устал

Денис Смирнов: Тайм-менеджмент с Мегапланом

Компания Дениса — Центр развития бизнеса «Бест», партнёр по внедрению Мегаплана. Он прислал чудесное практическое видео об управлении рабочим днем в Мегаплане:



Идея в том, чтобы перетаскивать дела на календарь и наполнять таким образом свой день. Второй принцип — никаких просроченных дел. Дело либо на календаре в будущем, либо завершено и закрыто.

Здорово, что наши партнеры делают такие штуки.



СПАСИБО ЗА ПИСЬМА!

Друзья, спасибо за письма, отзывы и предложения! Благодаря вашей поддержке и идеям я уже заполнил редплан рассылки до ноября. Такого у нас еще не было Если вы хотите увидеть рассылку на какую-то конкретную волнующую вас тему, напишите:

Да и просто так пишите. Пообщаемся.

ЕСЛИ ВЫ НЕ ВНЕДРИЛИ МЕГАПЛАН

Скоро планируется рассылка о том, почему у некоторых компаний не получается внедрять Мегаплан, и что с этим делать.

Если вы пытались пользоваться Мегапланом, но ничего не получилось, напишите мне в первую очередь. Давайте поможем тем, у кого такая же проблема. Адрес прежний:

Не пропустите следующий выпуск:
megaplan.ru/letters
(Новая страница!)

ОТДЕЛЬНОЕ СПАСИБО

Саше, Дима, Леше и команде разработчиков Мегаплана, которые нарисовали, сверстали и запрограммировали новую страницу со всеми выпусками рассылки. Она получилась лучше, чем я мог себе представить Отличная работа!

На этом всё. Хорошего дня и успехов!

Фото в начале рассылки — Алиса Янг.