Типичные ошибки при оформлении документов Word на примере реферата

Подавляющее большинство людей не умеют нормально оформлять документы в Word. И это при том, что текстовый процессор Word с каждой новой версией становится всё более и более интуитивно понятным.

Возможно корень проблемы заключается в том, что в России практически никто не покупает лицензию на Mircosoft Office, у подавляющего большинства стоят «пиратки». А то, за что деньги не плачены – не особо ценится. В результате в мощном текстовом редакторе ,в котором можно сделать документ любой сложности делаются такие удручающие документы, что для этих задач вполне бы подошёл MS Wordpad, который уже есть в комплекте с операционной системой Windows. Или бесплатный Open Office.

Если делать документы тяп-ляп, то платить деньги за дорогущий программный продукт не имеет смысла. Не имеет смыла также устанавливать пиратскую копию этого дорогого программного продукта, т.к. документы будут получаться всё равно лажовые.

Анализируя то, что мне приносят студенты, сразу в глаза бросаются ошибки:

1. Неумение делать автоматическое оглавление. С этим заданием справился только 1 студент из целой группы. Это не является критичным, если в вашем документе всего лишь 7 страниц. Но это становится очень важно – пользоваться стилями и автоматическим оглавлением, если в вашем документе 500 страниц. А ведь делается оглавление просто. Заголовкам и подзаголовкам присваиваются стили «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д., а потом одним нажатием вы можете сгенерировать содержание документа. Это экономит время. Точно также как и использование стилей позволяет моментально менять начертание шрифтов во всём документе.

2. Отсутствие понимания, что такое разрыв страницы и зачем он нужен. Если вы хотите чтобы какой-то текст начинался со следующей страницы, то не надо делать много раз «Enter», чтобы курсор в конце концов перешел на следующую страницу. Надо делать Ctrl + Enter (разрыв страницы). Зачем это надо? Затем, что если вы что-то измените в документе потом, то у вас не поедет верстка.

3. Выравнивание. Иногда присылают тексты выровненные по левому краю или по центру. Правильным является выравнивание по ширине. Часто забывают про красную строку. Часто делают текст слишком близко к краю страницы. Например, отступ от правого края страницы должен составлять минимум 1 см.

4. Неуместные шрифты. Как правило в России для составления документов на А4 используют Times New Roman, 14 пт, полуторный интервал между строк. Иные варианты являются, как правило, неуместными.
5. Прочее. Конечно же то, что я обозначил выше- это далеко не всё. Люди забывают про нумерацию страниц, зачем то делают разряженные заголовки с помощью пробелов между буквами оного, а также забывают про орфографию, не смотря на систему автоматической проверки правописания. И много чего ещё.

Я скажу одно. Когда журналист присылает статью оформленную уродливо с точки зрения элементарных стандартов работы с текстом и просит за свою работу большие деньги – это просто смешно. И работать с таким человеком больше не хочется. Хотя содержание текста может быть хорошим. Но неграмотный документ – косвенный признак непрофессионализма.