Три типичные ошибки в бухгалтерии вашей фирмы!

Уроки, извлечённые экспертом из ошибок владельцев малого бизнеса

Владельцы компаний должны пересматривать свою бухгалтерию не только во время уплаты налогов. Эксперты заявляют, что владельцы малого бизнеса допускают простые ошибки в бухгалтерии, которые – в своей крайней форме – могут превратить хороший фискальный год в плохой. Ниже рассмотрены три самые распространённые ошибки, которые допускают предприниматели, а также уроки, которые можно из этих ошибок извлечь.

Ошибка № 1: Вы рассматриваете продажу как прибыль ещё до того, как товар или услуга доставлена клиенту. Стюарт Райш – один из основателей компании “Transform” – производителя специальных единиц хранения – прошёл этот тернистый путь на практике, когда невольно засчитал депозиты как прибыль в первый год своей предпринимательской деятельности в 1999 г. Эта компания, находящаяся в городе Нью-Рошель, штат Нью-Йорк, имела затратную часть в $ 1,2 миллиона и продаж на сумму $ 1,4 миллиона. В итоге, как казалось, прибыль должна была составить 200 000 долларов. Однако товары на эту сумму были доставлены на деле до января следующего года. В результате Райшу пришлось пересмотреть финансовую политику предприятия. Он понял, что компания лишь прошла точку безубыточности – а не заработала прибыль. Райш затем решил придержать планы развития бизнеса.

«Вместо этого мы работали над сокращением расходов, чтобы увеличить нашу чистую прибыль, — говорит Райш, компания которого сейчас имеет в штате 65 человек и годовую прибыль в $ 6,5 миллионов. - К середине следующего года мы уже смогли немного расширить рекламу и нанять менеджера по продажам».

Урок: Когда занимаетесь продажами, то не стоит считать продажу прибылью, пока ваша компания не доставила товар или услугу клиенту. Так считает Кристофер Гэмбл, присяжный бухгалтер компании “KronerGamble & Co.”, находящейся в городе Рочестер, штат Нью-Йорк. А Стюарт Райш предупреждает, что большие продажи в конкретном месяце, доставленные клиентам позже, но неверно записанные как прибыль на текущий период, могут создать у компании ложное чувство прибыльности.

Ошибка № 2: Вы не учитываете финансовые последствия больших финансовых вливаний, например, покупки оборудования. Когда вы платите наличными за новый сервер или оборудование, одним из преимуществ является то, что со временем вы можете считать амортизацию оборудования. Но эксперты говорят, что чрезмерное использование резерва наличности может не единожды создать опасность для предприятия.

«Многие владельцы компаний не понимают, что большие затраты на покупку оборудования или оснащение не только резко сокращают резервы наличности, но и могут потом аукнуться во время уплаты налогов», — говорит Франка Винчестер, учредитель компании “PacificWest Group” из города Ларкспур, штат Калифорния. Компания занимается бизнес-менеджментом и предоставляет финансовые услуги. «Например, когда вам нужно постепенно списывать дорогостояще имущество, то вы не можете для налогов указать его как единоразовую затрату, – говорит Франка. – А если вы не можете указать такую затрату, чтобы сбалансировать прибыль, то ваша компания, скорее всего, окажется в трудном положении – придётся платить больше налогов».

Урок: Совершая затратные покупки, такие, как оборудование, рассмотрите краткосрочный кредит, если покупка за наличные сильно сократит ваши наличные резервы. Можно использовать кредитную карту для приобретения того оборудования, которое, как вы точно знаете, окупится за несколько месяцев. Но остерегайтесь высоких процентных ставок. Лизинг – вот ещё одна альтернатива, если, скажем, рассматриваемое вами оборудование нуждается в периодическом обновлении или его использование нужно вам лишь временно.

Ошибка № 3: Вы путаете прибыль и денежный поток. Когда Анна-Мария Файола старалась ускорить расширение её компании, производящей и поставляющей мыло, в 1998 г., спустя немногого времени после её основания, то не могла понять, почему на бумаге была видна прибыль, но к концу месяца не оставалось наличных средств. Как оказалось, она тратила средства на развитие товаров быстрее, чем эти затраты окупались. Её бизнес «оставался на плаву» благодаря кредитным картам и кредитным линиям.

«Если делать так много лет подряд, то в итоге вы окажетесь полностью в долгах, хотя при этом будете прибыльными, и будете удивляться, почему вы никак не можете сдвинуться с места», – говорит Файола, основательница компании “BrambleBerry.com”, город Беллингэм, штат Вашингтон. Сейчас компания имеет годовую прибыль в $ 1,2 миллиона. Как только Файола осознала, что денег зарабатывается меньше, чем расходуется, она сократила затраты на развитие новых товаров на три года, чтобы уменьшить долговые обязательства.

Урок: Всегда отслеживайте соотношение затрат и объемов продаж – и очень тщательно взгляните на ваши финансы, прежде чем воплощать в жизни планы по расширению бизнеса, которые загонят вас в большие долги.

Лиза Жирар