Угроза № 1 для вашей продуктивности

Сценарий ночного кошмара для руководителя: «достаю свой телефон, чтобы посмотреть расписание на следующий день и вижу, что там с 8 утра до 6 вечера всё забито совещаниями и встречами». Что это такое? Когда заниматься реальной работой?

Крупнейший американский сайт о малом бизнесе inc.com пишет, что многие люди имеют зависимость от различного рода совещаний. Но с точки зрения их босса, все эти совещания совсем не имеют смысла, так как, в общем случае, обходятся очень дорого. В то время, когда ваши сотрудники ходят на различные увеселительные или грустные совещания, они по факту не занимаются непосредственной работой.

Согласно сведениям Centre for Economics and Business Research, средний служащий тратит на совещания 4 часа в неделю. На первый взгляд, это не очень много. Но если вдуматься, то это 10% всего рабочего времени классической сорока часовой рабочей недели. Или 100% рабочего времени от четырехчасовой рабочей недели (читайте книгу о том, как работать 4 часа в неделю).

Работники говорят, что как минимум половина времени, потраченного на совещания, тратится впустую. 47% всех опрошенных сайтом Salary.com говорят о том, что именно совещания – растратчик времени №1 в офисе.

Очевидно, не все совещания не нужны и непродуктивны. Вот что говорит Тони Вонг о повышении продуктивности совещаний:

1. Ставьте жесткие сроки решения вопросов, соблюдайте регламент. Когда в следующий раз нужно будет обсудить тот или иной вопрос, перед планированием собрания, задумайтесь, а действительно ли этот вопрос должен муссироваться целых 60 минут, или же хватит и 15?

2. Сократите длину совещаний до 30 минут или меньше - 10-и 15-минутные совещания – возможно это и есть то, что вам нужно. Чтобы не сбиться с графика, всегда начинайте в установленные сроки, независимо от того, кто когда приехал. Также важно и закончить встречу вовремя, даже если вы не выполнили повестку дня.

3. Размер вообще-то имеет значение. Не приглашайте на собрание всех подряд. Это признак лени. Чем больше людей ыы пригласите на собрание, тем больше вы тратите чужого времени. Постарайтесь ограничиться приглашением только к тем, кого имеет жизненно важное значение для данной темы. Обычно на собрание рационально пригласить около пяти человек или меньше.

4 Выберите направление и держитесь его. Там нет ничего более раздражающего, чем собрание только для того, чтобы встретиться. Информационные материалы всегда можно разослать по почте, а решения можно принимать по телефону или даже по тому-же e-mail. ТЭто может быть намного эффективнее классических собраний каждый понедельник в 9 утра во всех госучреждениях.

5. Пусть участники совещания подготовятся к собранию. Дайте им соответствующие задания. Это во многом напоминает то как правильно проводить мозговой штурм. И не удивительно, так как мозговой штурм – это разновидность совещания. Убедитесь, что все люди готовы заранее, чтобы работать в направлении краткого плана действий - и имеют свои материалы и готовые вопросы перед тем как перешагнуть порог кабинета.

6. Краткость – это сестра сестра. Будьте кратки, сокращайте совещания и, по возможности, постарайтесь исключить совещания полностью из графика. А вы как думаете? Действительно ли совещания – пустая трата времени?