Управление совещаниями

Источник фото - русская википедия

Источник фото - русская википедия

Совещания можно смело отнести к хронофагам - тем самым событиям, которые при неверной организации могут превратиться в беспощадных пожирателей времени.

Глеб Архангельский рекомендует разделить совещания на три вида - планерка (оперативное совещание, которое можно провести даже стоя в коридоре), стратегическое совещание (здесь принимаются решения по крупному вопросу) и мозговой штурм (когда нужно решить существенную проблему и требуются разные идеи).

Если речь идёт о планёрке, то неплохо бы придерживаться базового списка вопросов, требующих рассмотрения. И не отклоняться от этого списка. Составьте его заранее.

Стратегическое совещание предполагает, что вы предложите набор решений проблемы и представите те признаки, по которым будет отбираться именно лучшее решение.

Что касается мозгового штурма, то не стоит отказываться от идей, которые выдвигают сотрудники. Составьте карту идей в виде карты памяти (mindmap).

Стоит заранее определить временные рамки вашего совещания. Бывает так, что совещание растягивается на часы и на нём начинают рассматриваться совершенно посторонние вопросы. Возможно, это не так-то плохо, но только в том случае, если усастников совещания немного. Если в собрании участвует десять человек и более, то каждый час совещания превращается в потерю более чем одного полного рабочего дня чистого времени сотрудников вашей компании.

Для того, чтобы лимитировать время совещания, поставьте наглядные песочные часы или же назначьте ответственного, который будет следить за тем, чтобы не терялось время зря.

Сегодня во время распространения интернета, возможно часть собраний можно проводить прямо в интернете. В виде внутри- корпоративных форумов и блогов. Электронный формат этих инструментов позволит не потеряться ни одной идее, будет облегчен поиск и всё будет запротоколировано, если можно так сказать.

Электронные средства связи не отменяют необходимость и важность личных встреч коллектива, но в какой-то мере помогают экономить рабочее время.