Зачем нужен операционный план малому бизнесу?

В мой первый день в качестве провинциального редактора газеты издатель вручил мне руководство к действиям. В нем было указано, каковы крайние сроки выполнения моей работы, какой материал ему понравился и какой он не хочет видеть в газете, в нем же говорилось, как вести себя с корреспондентами, как работать с факсом, как отвечать на звонки, как вынуть копию из принтера и как печатать раскадровку к полуночи каждого вторника.

Я быстро отсканировал руководство, но более к нему не обращался, поскольку я просто был слишком занят, каждую неделю пытаясь вовремя доделать газету. Поначалу в этой работе я сделал много ошибок, потому что я не обращал внимания в первую очередь на эти тщательно разработанные процессы. Знакомо?

Во многих случаях малый бизнес не просто идет полным ходом, а “летит” со скоростью света: поиск потенциальных клиентов выполнен успешно, помощь заказчикам оказана, ассортимент продукции модифицирован, цены на продукцию отрегулированы, веб-сайт обновлен, управление персоналом осуществляется, труд сотрудников оплачен. С учетом СМИ каждый день нужно выполнить еще больше различных заданий. Но подождите: как вам такая большая картина?

Написание плана операций (операционного плана прим. ред.)

Большинство растущих компаний получают преимущество, развивая применимый на практике план операций. Это часто обновляемый документ, в котором указаны цели, достигнутые компанией, бизнес-процессы и стратегии дальнейшей работы. На план операций можно посмотреть и с другой стороны: это руководство к достижению целей компании. “Большинство небольших компаний подобного плана не имеют, и здесь они совершают ошибку”, – говорит Джуд Барр, глава JTB Sales and Operations Consulting в Сан-Франциско.

“Есть много замечательных компаний, у которых есть прекрасные идеи, но как только эти компании выходят на рынок, добиваются первого успеха, и продажи набирают обороты, с выполнением необходимых операций возникают проблемы”, – объясняет Джуд Барр, чья фирма работает с малыми и средними компаниями по производству потребительских товаров. “Также компания решает вопросы потока денежных средств, удовлетворенности клиентов, случается, что продукцию доставляют клиентам с опозданием или их не устраивает качество товара”.

“План операций может включать стратегии и операции работы технологий, людей, регулирования размера капитала/работы финансовой системы, организации продаж и маркетинга, а также может подойти для организации порядка доставки, логистики и НИОКР. Как минимум, компания должна вести документацию по всем бизнес-процессам регулирования ее работы, таким как управление персоналом, расчет и выдача зарплаты, а также бухгалтерский учет, дабы сохранить бизнес в случае смены руководства или его приобретения”, – говорит Джон Вилкерсон, вице-президент Bellwether Services, фирмы по управленческому консультированию с головным офисом в Атланте (штат Джорджия). “Кому-то нужно знать, как вести любой бизнес”.

Когда вам нужен план, и с чего начать

“Как только вы достигнете объема продаж в 5 млн. долларов, нужно задуматься о том, каким должен быть бизнес при объеме продаж в 20 млн. долларов”, – говорит Барр, чья компания помогает клиентам точно регулировать продажи, осуществлять управление взаимоотношениями с клиентами и планирование ресурсов предприятия, а также оптимизировать процессы производства и логистические процессы.

“Компания JTBConsulting начинает работу с детальной оценки бизнес-процессов компании-клиента, от ее развития до маркетинга и взаимоотношений с клиентами. Это помогает выделить обрывы в цепи операций и далее определить план действий. Часть такой работы включает использование MicrosoftVisio для создания визуальных карт, которые соединяют в единое целое деятельность различных сегментов организации и показывают, какой вклад они вносят (или не вносят) в общий “поток создания ценности” в данном бизнесе”, – добавляет Барр.

Барр описывает опыт одного клиента, небольшой компании по производству сумок с офисом в Сан-Франциско. JTBConsulting помогла компании-клиенту развить процесс планирования операций продажи, в котором каждый месяц менеджеры просматривали продажи, в то же время, разрабатывая долгосрочный 12-месячный план с целью управления процессом производства, который прежде не был связан с продажами таким образом. Сотрудники отделов продаж и маркетинга теперь каждую неделю определенное время проводят с коллегами из производственного отдела – совместная деятельность, которая также позволяет офисным работникам увидеть, как происходит разработка продукции. Эти изменения в бизнес-процессах помогают компании двигаться к достижению общих целей, а не разрозненно к достижению отдельных целей отдельных ее отделов.

“Компания Bellwether Services подходит к разработке своего собственного плана операций, используя трехступенчатый процесс, включающий анализ текущего состояния компании, прогнозируемого состояния, а также последующие действия”, – говорит Вилкерсон. “Для каждого действия, такого как запуск работы в новой области, компания исследует связанные с ним финансовые показатели, необходимость задействования определенных человеческих ресурсов и выполнения определенных операций, равно как и целевую аудиторию. Наконец руководители планируют стоимость развития и затем вычисляют прибыль на инвестированный капитал и прогнозируемый доход.

Вместо документирования ежедневных процессов, таких как бухучет и создание платежных ведомостей, компания Bellwether работает в направлении документирования более высокого уровня. Однако компания-клиент может выбрать два плана сразу – один для ежедневных операций и долгосрочный план. В таком случае Вилкерсон советует тесно их интегрировать. “Не связывая два плана, вы рискуете, что расходы возрастут слишком сильно, возникнет слишком много экстренных ситуаций, которые потребуют незамедлительного разрешения, или бизнес будет долгое время неустойчив, – говорит Вилкерсон.

В сравнении с привлекательностью продаж, сервисным развитием и маркетингом операции могут выглядеть ненужными, однако они крайне необходимы в любом бизнесе. “Операции – это нечто захватывающее, и они так же важны, как продажи и НИОКР”, – говорит Барр. “Рынок развивается слишком быстро, чтобы бизнес вели так, как привыкли. Компаниям нужно испытывать на практике новые механизмы и схемы, чтобы идти в ногу со временем”.